Cân bằng nguồn lực được định nghĩa trong sổ tay quản lý dự án quốc tế PMBOK “Hướng dẫn về Kiến thức Quản lý Dự án”, là “Một kỹ thuật trong đó ngày bắt đầu và ngày kết thúc được điều chỉnh dựa trên các hạn chế về nguồn lực với mục tiêu cân bằng nhu cầu về nguồn lực với nguồn cung sẵn có. ”.
Resource leveling là kỹ thuật quản lý tài nguyên có thể giúp nhóm dự án thích ứng tốt hơn với các hạn chế về tài nguyên và xử lý tốt các xung đột về lịch trình triển khai (schedule conflicts). Kỹ thuật này giúp tránh được rủi ro chậm trễ vào phút cuối, tình trạng các thành viên trong nhóm làm việc quá sức, chi phí vượt ngân sách và nhiều vấn đề khác xảy ra do lập kế hoạch kém.
Resource leveling liên quan đến việc giải quyết xung đột về phân bổ vượt mức hoặc lập kế hoạch để đảm bảo dự án có thể được hoàn thành với các nguồn lực có sẵn.
Bản chất của Resource Leveling là "kéo dài thời gian" để có sự chuẩn bị tốt nhất về nguồn lực, đồng thời tranh thủ tính toán lại các "rãnh" thời gian dữ trữ rải rác trên toàn bộ đường găng cũng như thu gom các khoảng thời gian chết (downtime). Thoạt nghe giống như một trận chiến, thực tế làm dự án cũng giống như một trận chiến hay một trận đấu bóng đá mà người quản lý phải tính toán chiến thuật hợp lý.
Resource Leveling phân bổ lại tổng thời gian dự trữ hoặc thời gian dự trữ tự do của các hoạt động trên đường găng (CPM - Critical Path Method) để giảm thiểu sự biến động trong nhu cầu sử dụng nguồn lực.
Ưu điểm
Resource Leveling mang lại một số lợi ích sau:
- Giảm nhu cầu sử dụng nguồn lực trong thời kỳ cao điểm.
- Giảm thiểu sự chậm trễ trong triển khai dự án.
- Giảm thiểu mức độ biến động về nhu cầu nguồn lực.
- Giảm thiểu tinh thần mệt mỏi (burnout) của thành viên dự án
- Tận dụng tối đa thời gian chết.
- Các thành viên dự án có thể chuẩn bị tốt hơn cho các nhiệm vụ với nhiều thời gian hơn để điều chỉnh giữa các hoạt động.
- Các thành viên không làm việc đối với các dự án mà họ không đủ thời gian làm quen.
- Các thành viên có cơ hội điều chỉnh lại lịch trình cho phù hợp với các nhiệm vụ.
Resource Leveling cũng tương tự như công nghệ Turbo Boost cho phép điều chỉnh lại xung nhịp sao cho phù hợp với các tác vụ, nhiệm vụ...
Hạn chế
Ngoài nhược điểm chính là thay đổi mốc bàn giao cuối của dự án, việc áp dụng kĩ thuật Resource Leveling cũng tạo ra một số rủi ro cần phải quan tâm.
Ví dụ: làm giảm sự linh hoạt trong việc thực hiện các hoạt động do đã sử dụng hết thời gian dự trữ không nằm trên đường găng, tương tự như huấn luyện viên đội bóng đã sử dụng hết quyền thay người hoặc sử dụng hết cầu thủ dự bị.
Khi nào nên sử dụng cân bằng nguồn lực?
Việc cân bằng nguồn lực giúp ngăn chặn việc tài nguyên bị dàn trải quá mỏng trong khi đảm bảo các dự án vẫn có đầy đủ những tài nguyên họ cần để hoàn thành. Kỹ thuật này không chỉ góp phần quản lý dự án mà còn giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cá nhân.
Quy tắc:
Điều độ nguồn lực trong những trường hợp thiếu hụt nguồn lực thường áp dụng các quy tắc xác định thứ tự ưu tiên sau:
- Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có thời gian dự trữ ít nhất.
- Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có thời gian thực hiện ngắn nhất.
- Phân bổ nguồn lực cho hoạt động ít có sự phụ thuộc (dependency) nhất.
Chiến lược cân bằng nguồn lực trong thực tế
Trong thực tế, các dự án khó có thể diễn ra hoàn hảo như kế hoạch, thời hạn hoàn thành và nguồn cung nhân sự sẵn có thường là hai biến số quan trọng nhất trong bất kỳ dự án nào. Tuy nhiên, bạn có thể chủ động thử áp dụng chiến lực cân bằng nguồn lực để ngăn chặn các vấn đề liên quan đến tiến độ. Chiến lược Resource Leveling nếu phù hợp có thể giúp bạn kéo dài được thời hạn, luân chuyển tài nguyên tốt hơn, tối ưu hóa các tài nguyên sẵn có và thu hẹp phạm vi dự án tránh leo thang nguy hiểm (scope creep). Chủ đầu tư sẵn sàng gia hạn thời gian hoàn thành nếu các giải trình có tính thuyết phục, có lợi cho dự án và phù hợp với lộ trình của các bên (đơn vị sản xuất, đơn vị giám sát, đơn vị thụ hưởng...).
Nguồn: TIGO Solutions
