Bước 1: Chuẩn bị dự án (Project Chapter)
Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn
Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống
Bước 6: Triển khai( Cài đặt, đào tạo)
Bước 7: Vận hành thử
Bước 8: Go-live hay Launching (Đưa hệ thống vào sử dụng)
Bước 9: Nghiệm thu hệ thống
Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ (12 tháng)
Chúng ta sẽ cùng đi phân tích chi tiết các bước triển khai giải pháp ERP:
Bước 1: Chuẩn bị dự án (Project Chapter)
Đây là thời gian hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án bao gồm thiết lập đội dự án, thống nhất thời gian triển khai, các bước triển khai, các đầu việc cần chuẩn bị trước khi triển khai, thời gian triển khai, các giai đoạn triển khai.
Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
Đây được xem là bước đầu tiên, tạo nền móng cho các bước kế cận. Vì thế, nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình triển khai, hoặc triển khai bị lệch hướng.
Quá trình khảo sát hiện trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức cần được tiến hành nghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP. Trong quá trình khảo sát, đơn vị cung cấp giải pháp – vốn là chuyên gia trong ngành sẽ đặt ra những câu hỏi để thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin chính như:
- Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp
- Số lượng nhân sự của doanh nghiệp
- Mô hình doanh nghiệp: mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company
- Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp
- Số lượng cửa hàng (Đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình thức bán sản phẩm: shop, Online, các phương thức thanh toán
- Quy trình sản xuất và quản lý
- Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai
- Mức độ sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại: trình độ sử dụng máy tính của các nhân viên
- Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?
Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống các tiêu chuẩn
Sau khi đội BA trực tiếp khảo sát thực trạng doanh nghiệp sẽ lên tài liệu URD (
(User Requirement Description) mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Đây là một giải đoạn rất quan trọng của dự án. Sau khi khảo sát thì đơn vị cung cấp có thể đưa ra các tư vấn và đưa ra các giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán… để xử lý các bài toán quản lý của khách hàng.
Trong quá trình triển khai dự án, khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên rất quan trọng. Chính vì vậy tài liệu mô tả URD càng chính xác sẽ hạn chế được tối đa việc sửa cấu trúc phần mềm. Quá trình khảo sát cần sự cẩn thận từ đội BA của đơn vị triển khai phần mềm, bên cạnh đó đơn vị được triển khai cũng cần bố trí nhân sự tham gia các buổi khảo sát, đưa ra các đề xuất xây dựng hệ thống. Khi hai bên đã thống nhất tài liệu mô tả URD nên hạn chế những thay đổi về sau.
Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi hai bên cùng nhau thống nhất về tài liệu mô tả URD. Đội ngũ Developer sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả. Sau khi đội ngũ lập trình thiết kế phần mềm thì sẽ chuyển sang đội test để test hệ thống kiểm tra các lỗi.
Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống
- Tiến hành sửa đổi phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập liệu, tính năng nghiệp vụ…
- Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.
Bước 6: Triển khai ( Cài đặt đào tạo)
Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp.
Sau đó đơn vị cung cấp có thể đào tạo, nguời dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc.
Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng của khách hàng để hỗ trợ. Trong suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.
Bước 7: Vận hành thử
Hỗ trợ chuyển đổi các dữ liệu đã có sẵn (trên file Excel, Txt…) vào các danh mục, chứng từ… và cùng khách hàng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu chuyển đổi. Và các lỗi còn tồn tại sẽ được khắc phục.
Bước 8: Go- live ( Đưa hệ thống vào khai thác)
Trong dự án ERP thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được di chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.
Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sử dụng nữa, việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới.
Bước 9: Nghiệm thu tổng thể phần mềm
Nghiệm thu là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết, bao gồm:
Bàn giao hệ thống theo quy định của Hợp đồng bao gồm: Các module nghiệp vụ đã phát triển theo tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD), Tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan, Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (User Guide), Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT, Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual).
Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ
Khi có thông báo của khách hàng về sự cố chương trình, nhà cung cấp phần mềm sẽ khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chương trình bằng một trong các biện pháp sau:
Cách 1: Hỗ trợ, hướng dẫn khắc phục sự cố hoặc lỗi với phần mềm đã cài đặt thông qua INTERNET bằng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến (từ xa), qua điện thoại…
Cách 2: Trong trường hợp không khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm theo “Cách 1”, đơn vị cung cấp phần mềm cử cán bộ đến bên doanh nghiệp trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm đã cài đặt.
Với những sự cố như: virus, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… tùy theo mức độ và điều khoản hợp đồng, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ tiến hành cài lại phần mềm cho khách hàng.
Cảm ơn bạn đã theo dõi.
