Khi bắt đầu tìm hiểu về cách quản lý dự án hiệu quả, bạn sẽ được tiếp xúc và cọ xát với nhiều công cụ, bí quyế mới mẻ và thú vị. Những gì bạn muốn khi ấy chính là sự cố gắng trải nghiệm càng nhiều càng tốt để rồi quên chúng chỉ sau một thời gian ngắn. Sự thực nghiệm không hiệu quả và không đúng trọng tâm rất có thể khiến cho toàn bộ dự án treo hoặc "đắp chiếu", thậm chí ảnh hưởng đến cả những hoạt động khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản lý cần thiết phải nắm rõ những bí quyết sau đây, đồng thời là những kinh nghiệm thực tiễn từ những nhà quản lý dự án nổi tiếng giúp tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm không đáng có khi triển khai một dự án mới.
1. Giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan đến dự án
Các bên liên quan (stakehoder) ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trực thuộc dự án, các thành viên hưởng lợi từ tham mưu nhưng không vận hành, các thành viên thuộc các bộ phận phòng ban có liên kết, liên thông hệ thống.... Việc duy trì sự trao đổi với nhóm những người liên quan sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên trong và ngoài dự án cũng sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết. Nếu vận dụng tốt kinh nghiệm quản lý dự án trên, mục tiêu của bạn coi như đã thành công một nửa.
2. Xác định rõ vai trò của các thành viên trong dự án
Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng. Cách này sẽ làm gia tăng tính “minh bạch” bên trong tổ chức, đồng thời tạo lập cho các thành viên một đức tính chủ động, cố gắng, dám làm dám chịu.
3. Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro
Theo một cuộc khảo sát của PWC, trong số những dự án đạt hiệu quả cao, có tới 83% dự án mà ở đó nhà quản lý luôn chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống xấu nhất có thể xảy ra.
Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được. Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án dự trù rủi ro hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội chuyên xử lý khủng hoảng, đây sẽ là một động thái khôn ngoan đối với một nhà quản lý dự án.
4. Xây dựng một bản kế hoạch làm việc rõ ràng
Xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, cả nhóm dự án sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm hiện tại. Công việc quản lý của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc rất nhiều ở bản kế này.
5. Luôn tài liệu hóa những thứ quan trọng
Trong một số quy trình làm việc nhất định, việc tạo ra và cập nhật các loại tài liệu là yêu cầu bắt buộc: nhóm phát triển sản phẩm và dịch vụ không thể tiến hành công việc nếu thiếu tài liệu về yêu cầu của dự án, nhóm marketing thì lại yêu cầu tài liệu về thị trường để đưa ra những chiến lược quảng bá phù hợp; nhóm kinh doanh mong muốn có một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để có thể giới thiệu cho khách hàng. Còn vô vàn các loại tài liệu khác có thể phát sinh xuyên suốt quy trình triển khai dự án. Chính vì vậy việc tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ vừa đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm dự án với nhau, vừa là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định lớn liên quan đến dự án.
Tuy nhiên, hãy hạn chế việc tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết bởi đó chính là tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ của doanh nghiệp. Xét trên kinh nghiệm quản lý dự án lâu năm, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Xét cho cùng khách hàng cũng chỉ quan tâm đến việc kết quả đầu ra có tốt hay không mà thôi.
6. Duy trì các cuộc họp định kỳ
Những buổi họp này có ý nghĩa vô cùng thiết thực đối với cả khách hàng và nhóm dự án. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới. Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Dự án sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp nhà quản lý có điều tiết công việc một cách dễ dàng hơn.
7. Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án
Trong số những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có tới 87% doanh nghiệp ứng dụng một phần mềm quản lý dự án. Trong suốt một khoảng thời gian dài, các công cụ quản lý truyền thống như Excel và Email đã chứng tỏ được sức mạnh của nó, giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn. Thế nhưng dưới sự ảnh hưởng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, các công cụ này ngày càng bộc lộ rõ nhiều yếu điểm và hạn chế. Tiếp theo là giai đoạn hưng thịnh với sự bùng nổ của công cụ quản lý thông tin online bao gồm Skype, Google Docs, Viber, Zalo, Slack... Xu hướng mới của ngành quản trị hiện nay là ứng dụng một nền tảng E-management hiện đại và tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng. Đối với các doanh nghiệp lớn có thể đầu tư các hệ thống quản lý thông tin nội bộ chuyên nghiệp hơn theo mô hình ECM.
8. Mạnh dạn nói có với sự thay đổi và cải tiến
Tính chất của dự án là liên tục thay đổi. Nếu nhà quản lý vấn cứ bám víu lấy những thói quen cũ, quan niệm cũ, cách làm cũ thì dự án chắc chắn sẽ chẳng thể nào thành công được, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kì vọng. Chính vì vậy đứng ở vai trò của người lãnh đạo, bạn cần thiết phải trở nên nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.
Thông qua 8 kinh nghiệm quản lý dự án kể trên, các nhà lãnh đạo có lẽ đã phần nào tìm được lời giải cho bài toán điều phối tổng thể sao cho hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tất cả những bí kíp này sẽ chỉ dừng lại ở mức lý thuyết nếu bạn không cố gắng để ứng dụng chúng để xử lý những vấn đề gặp phải của doanh nghiệp. Sự thành hay bại của dự án phụ thuộc rất nhiều ở vai trò tiên phong của người quản lý như bạn đấy!
