Trong quá trình phát triển Agile, giới hạn công việc đang tiến hành (WIP - Work In Progress) được thiết lập lượng công việc tối đa có thể đạt được tại từng trạng thái của quy trình công việc. Việc giới hạn số lượng công việc đang thực hiện giúp dễ dàng xác định sự kém hiệu quả trong quy trình làm việc của nhóm.
WIP limits là gì?
WIP limits rút ngắn "thời gian dẫn" (lead time) cho các tính năng. WIP limits giảm tình trạng phải chuyển đổi liên tục, cải thiện đáng kể năng suất và giúp nhóm cũng như từng thành viên trong nhóm đạt được chất lượng cao hơn bằng cách tập trung nguồn lực và sự chú ý.
Hai lý do tại sao quá nhiều WIP là một vấn đề?
Quá nhiều công việc đang xử lý (WIP) sẽ gây ra nhầm lẫn giữa các ưu tiên, gây ra tình trạng chuyển ngữ cảnh thường xuyên và tăng chi phí hoạt động. Nó khiến mọi người quá tải, phân tán sự tập trung vào các nhiệm vụ ngắn hạn, giảm năng suất, gây tắc nghẽn do thông lượng (throughput) tăng vọt, đồng thời tăng thời gian chờ đợi cho chức năng mới.
WIP cao và WIP thấp
WIP Limits quá cao có nghĩa là nhóm của bạn có thể đang làm việc trên nhiều nhiệm vụ, luôn thay đổi bối cảnh và không đáp ứng thời hạn. Ngược lại, WIP Limits quá thấp có nghĩa là có thể một hạng mục nào đó đang chờ bên cung cấp, khiến các thành viên phải đợi, dẫn đến sức ì âm ỉ trong nhóm.
WIP Limits giống như cao huyết áp; quá cao hay quá thấp đều không có lợi cho sức khỏe. Hãy cân bằng và đảm bảo rằng nhóm của bạn không nhận quá nhiều thông tin (làm tăng huyết áp) hoặc nhận quá ít thông tin (giảm huyêt áp).
ƯU ĐIỂM
WIP Limits cải thiện thông lượng (throughput), tức mật độ dòng chảy công việc và giảm số lượng công việc "sắp hoàn thành", bằng cách buộc nhóm tập trung vào một nhóm nhiệm vụ nhỏ hơn. Ở cấp độ cơ bản, WIP Limits khuyến khích văn hóa "hoàn thành". Quan trọng hơn, WIP Limits khiến cho các vật cản và các điểm tắc nghẽn có thể quan sát được.
NHƯỢC ĐIỂM
WIP limits không phù hợp trong lĩnh vực sản xuất. Áp dụng WIP limits không đúng chỗ có thể dẫn đến gia tăng lãng phí. Nếu người quản lý hạn chế WIP theo cách tồi tệ, điều đó có thể khiến công ty sản xuất ít mặt hàng hơn khả năng của nó.
WIP limits được sử dụng thích hợp nhất trong các tình huống:
- WIP limits phù hợp với các dự án phát triển linh hoạt (Agile)
- WIP limits áp dụng hiệu quả nếu như cấu trúc các công việc (WBS) đã được phân chia ở nhiều cấp độ chi tiết
Nguồn: TIGO Solutions
