Định luật Kinser: “Về thời gian cần hoàn thành việc gì đó, bạn chỉ cần biết đủ để bắt đầu.” - Kinser's Law: “About the time you finish doing something, you know enough to start.”
James C. Kinser là một kỹ sư, chuyên gia hiệu suất và là người hiểu rõ nhiều ngành nghề. Lớn lên trong truyền thống kể chuyện miền Nam Appalachia, ông biết rằng cách tốt nhất để dạy một cái gì đó là kể một câu chuyện. Như một hệ quả tất yếu, anh thường nói: “Nếu bạn không viết nó xuống, bạn sẽ không nhớ nó khi bạn cần.”
Câu chuyện về 3 tủ sách
Khi tôi khoảng 12 tuổi, bố tôi đã khởi xướng một dự án xây dựng 3 tủ sách, một cho chúng tôi và một cho cả hai cháu tôi. Bố tôi thu lượm nhanh một chút gỗ anh đào và dùng bút chì vẽ các hình chi tiết trên giấy vẽ. Các sơ đồ trên bản vẽ đã được sử dụng cho mọi thứ trong nhà tôi; cho đến khi tôi đi học tiểu học, tôi không biết họ thậm chí còn làm giấy với những đường chỉ đi theo một hướng. Chúng tôi đã khởi động cái cưa bàn và tôi phải đưa gỗ cho bố tôi và đóng vai trò là “người bắt bóng” ở phía sau.
Sau khi chúng tôi cắt gỗ làm một tủ sách, bố tôi đã tắt máy cưa, làm tôi ngạc nhiên không có hồi kết. Bạn thấy đấy, đối với tôi, những thứ như nền kinh tế quy mô, cải tiến quy trình và luôn luôn tìm kiếm một cách tốt hơn để làm mọi thứ đã được ăn sâu vào óc tò mò. Điều này khiến tôi phải hỏi, “Không phải chúng ta sẽ cắt hết gỗ, xây dựng tất cả các tủ sách và sau đó hoàn thành tất cả chúng ngay một lần sao?” Ông nói “Không, bố nghĩ chúng ta sẽ xây dựng một cái, tìm hiểu xem chúng ta đã làm sai gì, và sau đó làm hai cái kia. Cuối cùng sẽ mất ít thời gian hơn và chúng ta sẽ kết thúc với những tủ sách chất lượng tốt hơn.” Bố tôi dừng lại suy nghĩ, sau đó nói thêm “Về thời gian con muốn hoàn thành việc gì đó, con chỉ cần biết đủ để bắt đầu”.
Bài học kinh nghiệm
Chúng ta đều biết một sự thật là “Những người không thể nhớ về bài học trong quá khứ sẽ lặp lại bài học đó”. Bạn không muốn đánh giá, mổ xẻ một dự án đã hoàn thành trừ khi bạn mong muốn học hỏi các bài học kinh nghiệm nào đó. Việc này xem có vẻ đơn giản, nhưng việc thực hiện có thể rất khó cho đến khi nó trở thành một thông lệ được chấp nhận.
Hãy chủ động tổ chức các buổi họp rút ra bài học kinh nghiệm khi kết thúc dự án hoặc trong các buổi họp mổ xẻ sau triển khai (post-mortem). Người quản lý dự án sau đó phải viết một báo cáo riêng về kinh nghiệm và bài học đúc rút từ dự án, đưa vào kho tài sản của doanh nghiệp (organization asset). Ngày nay với sự trợ giúp của phần mềm, các quản lý sẽ lưu các bài học kinh nghiệm trong cơ sở dữ liệu.
Người quản lý và đội nhóm cần tổ chức họp tổng kết, mổ xẻ các vấn đề gặp phải ngay sau khi dự án kết thúc, vì chỉ có thời điểm đó, chúng ta vẫn nhờ được các chi tiết đang "nóng hổi" trong đầu. Đơn giản là sau một thời gian, chúng ta có xu hướng quên đi những sai lầm hoặc những bí quyết thành công của dự án. Và cũng không có ai bận tâm quay lại tổng kết dự án đã trôi qua từ lâu...
Tổng hợp và dịch bởi TIGO Solutions
