Bạn đang tìm kiếm giải pháp CNTT tốt hơn, nhưng không chắc bắt đầu từ đâu? Quan tâm đến việc viết một Request For Proposal, nhưng không chắc chắn cách thức đấu thầu hoạt động hoặc những gì bạn cần bao gồm?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ bạn cần biết về Request For Proposal để bạn có thể tiếp cận quy trình đặt giá thầu theo cách dễ dàng và hiệu quả nhất có thể.
Request for proposal là gì?
Request For Proposal (viết tắt là: RFP) là một tài liệu được sử dụng để yêu cầu chào giá chính thức cho các giải pháp, sản phẩm và dịch vụ CNTT. Nó chỉ định những gì bạn và doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm và các tiêu chí bạn sẽ sử dụng để đánh giá các đề xuất của nhà cung cấp. Nó thường được phát hành bởi một doanh nghiệp hoặc tổ chức, nhưng các cơ quan chính phủ cũng thường đăng chúng.
Tôi cần bao gồm những gì trong RPF?
RFP thường bao gồm một tuyên bố về mục đích hoặc tóm tắt điều hành , trong đó mô tả các loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức của bạn đang tìm kiếm và mục tiêu chung của hợp đồng của bạn.
Nó bao gồm một số thông tin cơ bản về tổ chức của bạn như nhân khẩu học của khách hàng, phân tích hoạt động và bất kỳ số liệu thống kê liên quan nào. Nó cũng xây dựng về các nhiệm vụ và trách nhiệm dự kiến của nhà cung cấp, cũng như kết quả mong đợi của bạn từ dịch vụ.
RPF cũng cung cấp hướng dẫn cho các nhà thầu về cách họ nên chuẩn bị đề xuất và phác thảo định dạng đề xuất ưa thích cũng như cách tổ chức và cấu trúc nó.
Tại sao RFPs hữu ích?
Không chắc chắn làm thế nào hoặc tại sao bạn nên sử dụng RFP? Dưới đây là một số cách RFP trong kinh doanh là hữu ích.
Họ giữ cho bạn có tổ chức và tiết kiệm thời gian
RFP rất hữu ích vì nó cho phép bạn chi tiết mọi thứ liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang tìm mua. Đây là một cách thuận tiện để theo dõi thông tin liên quan đến loại dịch vụ bạn cần, tần suất bạn cần, thời hạn hợp đồng ưa thích và ngân sách được phân bổ của bạn là bao nhiêu. Nó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn không cần phải liên hệ riêng với các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau để nhận báo giá về dịch vụ mong muốn của bạn.
Họ khuyến khích đấu thầu
Các nhà cung cấp biết khi họ phản hồi với RFP rằng họ rất có thể cạnh tranh với các bên khác muốn hợp tác kinh doanh với bạn. Điều này làm cho họ có nhiều khả năng cố gắng giành chiến thắng trong doanh nghiệp của bạn bằng cách đưa ra ước tính tốt hơn và phác thảo cách thức kinh doanh của họ tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh. Đặt giá thầu cạnh tranh này có thể dẫn đến việc bạn tiết kiệm tiền và hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ cao cấp, những người sẽ làm nhiều hơn cho doanh nghiệp của bạn.
Điều tuyệt vời nữa là RFP cho phép bạn dễ dàng so sánh và đối chiếu các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Bằng cách có RPF, bạn có thể thu hẹp tùy chọn của mình và tìm đối tác cung cấp tất cả các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mà bạn đang tìm kiếm.
Mẹo cho quy trình RFP
RFP có thể mất thời gian để hoàn thành và chúng có thể khó thực hiện đối với một số loại ngành nhất định. Để giữ mọi thứ dễ dàng và có tổ chức, hãy cố gắng giữ RFP của bạn đơn giản và dễ hiểu nhất có thể. Bằng cách này, bạn có thể khuyến khích một nhóm các nhà cung cấp rộng hơn và có các tùy chọn tốt hơn để lựa chọn.
Thuật ngữ liên quan
Danh sách các thuật ngữ liên quan Request for Proposal (RFP)
- Invitation For Bid (IFB) Definition
- RFQ Revealed
- Competitive Bids: Winning Business Contracts
- Introduction to Request for Application (RFA)
- How Business to Government (B2G) Works
- Competition In Contracting Act (CICA)
- Request for Proposal (RFP) tiếng Anh
Suy nghĩ cuối cùng về RFPs
Nếu bạn đang tìm kiếm các sản phẩm và dịch vụ tốt hơn, bạn hoàn toàn nên tham gia vào yêu cầu cho quy trình đề xuất. Bằng cách làm như vậy, bạn có thể tìm nguồn thầu tốt hơn và thực hiện các giải pháp sẽ cải thiện doanh nghiệp của bạn.
Bạn là người mới trong quy trình RFP? Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của RFP và cách thức chúng tôi có thể hỗ trợ bạn trong quá trình đó!
Tham khảo: Tenderspage
