Dù bạn đã thiết lập trang thương mại điện tử của riêng mình hay là người mới bắt đầu trong lĩnh vực này thì việc hiểu được vai trò của dữ liệu thông tin sản phẩm chính là chìa khóa giúp bạn thành công trong lĩnh vực số.
Tuy nhiên trong nhiều hệ thống thương mại điện tử, việc hiểu được cách các hệ thống khác nhau có thể tích hợp vào cùng một chiến lược chung là cả một thách thức đối với các doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về những thuật ngữ cũng như khám phá sự khác biệt giữa những công cụ và hệ thống liên quan đến thông tin sản phẩm của bạn, bao gồm các công cụ và hệ thống sau:
- PDM (Product Data Management) – Quản lý dữ liệu sản phẩm
- ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
- DAM (Digital Asset Management) – Quản lý tài khoản kỹ thuật số
- PIM (Product Information Management) – Quản lý thông tin sản phẩm
Quản lý dữ liệu sản phẩm (PDM) là gì?
PDM là hệ thống kinh doanh (một phần của Quản lý Vòng đời sản phẩm) có nhiệm vụ quản lý và xuất tất cả những dữ liệu liên quan đến sản phẩm cũng như những quy trình liên quan.
PDM thường được sử dụng chủ yếu bởi các kỹ thuật viên nhằm mục đích truy vấn dữ liệu liên quan đến thông số kỹ thuật của sản phẩm như: hướng dẫn sử dụng, mã số sản phẩm, tệp tin CAD hay quy trình sản xuất.
Hệ thống PDM lưu trữ và sắp xếp những dữ liệu này để các bên liên quan (nhà thiết kế, kỹ thuật viên, đội ngũ sản xuất) đều có thể cùng làm việc vào một thời điểm mà không lo ngại về những rủi ro về lỗi.
Do vậy, giá trị của PDM nằm ở hiệu quả cao hơn mà nó đem lại trong quá trình phát triển sản phẩm của bạn.
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì?
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng để quản lý nhiều lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp của bạn như quản lý đơn hàng, hàng tồn kho, logistics, kế toán, nhân sự và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
ERP cho phép bạn kiểm soát và quản lý hiệu quả các quy trình liên quan đến sản phẩm của mình thông qua việc cho phép các nhóm và các bên liên quan khác nhau đạt được sự nhất quán về mặt thông tin.
Phần mềm ERP tích hợp các chức năng kinh doanh quan trọng của bạn vào một hệ thống hoàn chỉnh, hợp lý hóa các quy trình và thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: một chức năng của ERP giúp thông tin bán hàng có thể tự động chuyển đến hệ thống tài chính của bạn mà không cần phải nhập lại dữ liệu một cách thủ công (và dễ bị lỗi). Nhờ đó, nó cải thiện sự chính xác, gắn kết và tăng năng suất giữa các bộ phận.
Quản lý tài khoản kỹ thuật số là gì?
Digital asset management (viết tắt DAM): tạm dịch là quản lý tài sản kỹ thuật số cung cấp giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp để lưu trữ, tổ chức, tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ các tập tin kỹ thuật số, có thể là video, tài liệu, logo, slides thuyết trình, hình ảnh, âm thanh và thông tin có liên quan đến sản phẩm hoặc thương hiệu của doanh nghiệp của bạn..
Nhờ quản lý kho tài nguyên số DAM, doanh nghiệp có thể nhanh chóng triển khai và dễ sử dụng, thư viện kỹ thuật số tập trung cung cấp cho bạn bè, nhân viên, khách hàng, nhà thầu và bất kỳ đối tác chính nào khác kiểm soát quyền truy cập vào tài sản kỹ thuật số – bao gồm hình ảnh, ảnh, tập tin quảng cáo, video, âm thanh, bản trình bày, tài liệu và nhiều hơn nữa .
DAM thực sự bao gồm một loạt các giải pháp phần mềm, từ thư viện tâp tin kỹ thuật số của cá nhân hoặc cơ sở dữ liệu ảnh có bản quyền hoặc miễn phí. Phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số tốt nhất có các tính năng cốt lõi bao gồm lưu trữ đám mây, cách phân phối tài sản, chia sẻ tài sản và các tính năng quản lý. DAM cho phép tự động hóa luồng công việc sáng tạo, lưu trữ và sao lưu, theo dõi sử dụng, thương mại điện tử và hơn thế nữa.
Lợi ích của việc quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) là cho phép nhân viên và nhóm của bạn dễ dàng truy cập, truy xuất và sử dụng các tệp kỹ thuật số này – loại bỏ sự lãng phí thời gian và tài nguyên trong các quy trình.
Với hệ thống DAM, bạn sở hữu một vị trí tập trung và an toàn dành cho nội dung số – những thứ có thể được chia sẻ nội bộ cũng như với bên ngoài một cách cập nhật và đồng bộ.
Quản lý thông tin sản phẩm là gì?
Quản lý thông tin sản phẩm hoạt động như một trung tâm quản lý trung gian giúp củng cố, quản lý và đảm bảo thông tin sản phẩm của bạn.
Trung tâm quản lý này hoạt động bằng cách thu thập dữ liệu kỹ thuật và marketing từ tất cả các nguồn của bạn, làm phong phú nó và sau đó tự động xuất bản lên các kênh của bạn – những nơi cần thiết nhất, tiêu biểu như là kênh bán hàng, marketing hay kênh kỹ thuật số. Khi làm như vậy, nó cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một nguồn thông tin sản phẩm duy nhất.
Với thông tin sản phẩm đều ở một nơi thông qua PIM, doanh nghiệp và nhân viên của bạn được hưởng lợi thông qua việc tiết kiệm thời gian, tăng cường sự hợp tác cũng như trở nên tự chủ hơn. Và đối với khách hàng của bạn, điều này có nghĩa là thông tin phù hợp, chính xác trong suốt hành trình mua hàng, bất kể thông qua các kênh hay nơi mua bán nào.
Vậy sự khác biệt là gì?
Sau khi đã điểm qua các đặc điểm của cả bốn, bạn vẫn có thể hơi bối rối về việc những thứ này thực sự khác nhau như thế nào. Nhưng đừng lo lắng – các từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn một chút!
Hãy bắt đầu với từng loại một, bắt đầu từ PIM để hiểu sự khác biệt:
PIM vs DAM – chúng tôi biết rằng DAM cho phép bạn quản lý tài sản kỹ thuật số. Nhưng PIM cho phép bạn lưu trữ, quản lý và phân phối các tài sản này cùng với thông tin sản phẩm khác.
PIM vs PDM – chúng có thể trông giống nhau nhưng có một sự khác biệt lớn giữa hai thứ này. Như đã nêu, PDM xoay quanh việc tối ưu hóa giai đoạn phát triển sản phẩm thông qua sự sẵn có của dữ liệu kỹ thuật. Nhưng PIM lấy những dữ liệu này và vận hành cùng với nó – cung cấp bán hàng, marketing và các bộ phận khác với thông tin sản phẩm tập trung, có liên quan (không chỉ là dữ liệu) nhằm phục vụ việc cung cấp cho khách hàng.
PIM vs ERP – chúng ta đã thấy một ERP có vai trò quan trọng như thế nào trong việc tổ chức các chức năng kinh doanh chính của bạn. Mặc dù có thể bao gồm thông tin quan trọng về các hoạt động, nhưng ERP không cung cấp các thông tin chi tiết về chính sản phẩm của bạn. Đó là lý do chúng ta cần tới PIM. Nó sử dụng dữ liệu từ ERP của bạn và kết hợp những dữ liệu này với các mô tả sản phẩm phong phú để khách hàng của bạn được tiếp cận với những câu chuyện sản phẩm hấp dẫn và nhất quán, bất kể thông qua kênh hay thiết bị nào.
