Trong kỷ nguyên công nghệ, hầu hết các nhà lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng của số hóa nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành. Có “cầu” tất sẽ có “cung” - đồng nghĩa với việc đây cũng là kỷ nguyên bùng nổ các sản phẩm công nghệ phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp trên thị trường. Mỗi một lĩnh vực, một bài toán, doanh nghiệp lại đứng trước rất nhiều lựa chọn do sự đa dạng cả về số lượng và chất lượng của các phần mềm.
Chi phí là một yếu tố rất quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm dù là đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Bởi việc lựa chọn một phần mềm chính là cân nhắc một công cụ để đi cùng trong một thời gian dài, việc tính toán chi phí và lựa chọn phần mềm phù hợp với tiềm lực của doanh nghiệp là điều hoàn toàn cần thiết.
Các loại chi phí nổi, chi phí chìm của sản phẩm phần mềm nhìn từ góc độ tảng băng trôi
Trước hết, cần phải khẳng định, không phải cứ giá cao sẽ là tốt, không phải cứ giá thấp là rẻ. Nhưng thế nào là cao, thế nào là thấp, cần đánh giá tới những yếu tố nào cấu thành nên mức giá đó?
Nghịch lý: Đắt hay rẻ lại không phụ thuộc vào giá cả!
Nghe thì có vẻ ngược đời nhưng tất cả những ví dụ bên trên đều chứng minh 1 điều rằng: Dù sản phẩm rẻ như thế nào đi chăng nữa, nếu không đáp ứng được đúng và đầy đủ nhu cầu của người dùng, nó chắc chắn là một sản phẩm đắt. Và một phần mềm dù đắt ban đầu nhưng sau cùng có “giá trị mang lại” thì đó là một sản phẩm rẻ.
Khi vào một cửa hàng, ai cũng đều có tâm lý ưa thích sản phẩm giá rẻ. Thứ đầu tiên được chúng ta quan tâm nhất đó là giá thành của các sản phẩm, “giá” là thứ quyết định lựa chọn 1 trong 2 hành vi mua hàng:
-
Sản phẩm này quá đắt, chuyển sang ngay sản phẩm rẻ hơn, rẻ hơn nữa và mua sản phẩm rẻ nhất.
-
Tại sao sản phẩm này đắt hơn những sản phẩm khác? Chắc chắn sản phẩm này có điều đặc biệt hơn. Từ đó dẫn đến việc nghiên cứu kỹ lưỡng và lựa chọn những sản phẩm chất lượng, phù hợp với nhu cầu.
Người tiêu dùng thông thái sẽ là người tiêu dùng biết phân tích và lựa chọn tìm ra sản phẩm tốt nhất.
“Rẻ hóa đắt”: Chi phí tiềm ẩn của phần mềm miễn phí
Bên cạnh những phần mềm khiến doanh nghiệp cần phải suy nghĩ về giá cả, trên thị trường hiện nay còn tồn tại các phần mềm cho phép người dùng sử dụng miễn phí. Các cá nhân, startup và doanh nghiệp nhỏ, trước đây vốn bị cho là nằm ngoài sân chơi công nghệ, giờ cũng có thể trải nghiệm chúng theo cách riêng của mình. Vì sau cùng, họ cho rằng mình chẳng mất gì khi sử dụng một thứ công cụ có giá thành 0 đồng.
Jitsi - phần mềm mã nguồn mở miễn phí chỉ cần biết một chút kỹ thuật high-level là có thể dựng được một hệ thống họp online giống như Zoom. Nhưng để thương mại hóa hoặc nhẹ hơn là duy trì tính ổn định không phải là câu chuyện đơn giản.
Tuy nhiên, câu nói “tiền nào của nấy” cũng không ngoại trừ công nghệ. Thế kỷ 21 này không còn khái niệm ngon – bổ – rẻ nữa. Trước tiên có thể dễ dàng nhận ra những nhược điểm của các phần mềm miễn phí khiến người dùng cảm thấy rất bất tiện như:
-
Giao diện và cấu hình đơn sơ, không giữ chuẩn dữ liệu khi xuất ra: Vì có giá thành rẻ, nên cấu hình của những phần mềm này đều rất đơn sơ, không chuẩn dữ liệu khi xuất ra, dữ liệu không hiển thị ở dạng biểu đồ, hình ảnh mà là những con số. Điều này gây rắc rối lớn và dễ gây sai sót về số liệu cho người sử dụng.
-
Lập trình đơn giản, không giải quyết các vấn đề chuyên sâu: Doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm không chỉ muốn rút ngắn thời gian quản lý, nâng cao hiệu quả công việc mà còn muốn dựa vào các báo cáo, chỉ số từ phần mềm từ đó đưa ra các quyết định hợp lý nhất. Các phần mềm này thường không thể giải quyết được vấn đề này do lập trình đơn sơ, thiếu tính phân tích chuyên sâu.
-
Tốc độ truy cập và cập nhật chậm trễ: Có thể khi mới sử dụng, những phần mềm này đều chạy nhanh và mượt. Tuy nhiên, tốc độ truy cập có thể giảm xuống theo thời gian. Điều này gây phiền toái và mất thời gian cho người sử dụng. Các con số dữ liệu cập nhật chậm trễ khiến cho người quản lý không thể theo dõi sát sao công việc, gây khó khăn trong việc quản lý nhân viên
Không dừng lại ở đó, ban đầu có thể doanh nghiệp không mất phí, nhưng trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm những chi phí không ngờ tới để duy trì hoạt động tốt hoặc thậm chí là khắc phục các nhược điểm của chúng.
Chi phí linh hoạt
Ngoại trừ ứng dụng open source, các phần mềm miễn phí thường gặp rất nhiều hạn chế khi ứng dụng vào thực tế do tính chất đơn giản của mình. Còn đối với phần mềm có mã nguồn mở, thì việc tùy biến cũng rất phức tạp và đòi hỏi nhiều công sức, gây tiêu tốn thời gian, tiền bạc. Bởi vậy, việc linh hoạt triển khai các phần mềm miễn phí vào trong doanh nghiệp với hy vọng chúng đáp ứng được những yêu cầu đặc biệt của từng công việc, dự án gần như là không thể.
Lấy ví dụ, khi các công cụ miễn phí thường chỉ hỗ trợ một phương pháp luận quản lý cụ thể, thì tùy thuộc vào đặc điểm của dự án, doanh nghiệp lại có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Nếu trong một dự án, bạn triển khai mô hình Agile, số còn lại thì sử dụng PRINCE2, thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải đồng thời sử dụng hai phần mềm miễn phí riêng biệt. Lúc này, bạn không thể trực tiếp lồng ghép các phần mềm này lại vào luồng công việc, quy trình và cấu trúc tổ chức của mình. Và gần như nếu muốn sống chung với chúng, bạn sẽ phải thay đổi lại toàn bộ cách thức làm việc vốn có.
Đây là một nghịch lý khó có thể chấp nhận, khi công cụ vốn sinh ra để phục vụ doanh nghiệp, chứ không phải thứ đồ trang sức bắt “đỏng đảnh” bắt ép tổ chức phải thay đổi, “ăn vận” lại để phù hợp với mình! Đây chính là thứ chi phí linh hoạt có thể khiến cho nhiều doanh nghiệp lao đao, mất đi sự chủ động trong quá trình vận hành và hoạt động của mình.
#2 - Chi phí phát triển
Hầu hết các công cụ đều đang bị đặt dấu hỏi lớn về việc sở hữu tiện ích kết nối với các công cụ khác trong hệ sinh thái phần mềm quản trị doanh nghiệp qua cổng API. Bởi nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng các công cụ như Marketing Automation, CRM hay BPM đơn lẻ, nhưng không thể kết nối để truyền tải dữ liệu tổng quát cho phần mềm quản lý dự án tổng thể, thì điều gì sẽ xảy ra?
Bạn sẽ phải đối mặt với những rủi ro gần như là khó tránh sau:
-
Làm chậm tiến độ dự án: Khi không thể tích hợp để truyền tải dữ liệu, buộc lòng người sử dụng sẽ phải tính đến bài toán nhập liệu thông tin bằng tay - công việc vốn vô cùng tốn kém thời gian và công sức.
-
Dễ dẫn đến sai sót: Việc nhập liệu data thủ công không những gây tốn kém thời gian và công sức, mà đồng thời còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót vô cùng lớn. Rõ ràng, con người thì không thể đánh bại máy móc về tính chính xác khi trong quá trình xử lý thông tin được.
-
Thiếu đi tính nhất quán: Khi không thể tích hợp thông tin của các công cụ khác nhau trên cùng một nền tảng, cùng một thời điểm, việc nhìn nhận bức tranh tổng thể dự án cũng sẽ gặp phải trở ngại. Bạn buộc lòng phải đánh giá chúng dưới góc độ đơn lẻ, dẫn đến việc thiếu đi tính nhất quán và khách quan cần thiết.
Có thể nói, việc kết nối một phần mềm mới với các công cụ kinh doanh khác để đồng bộ hóa luôn thông tin là yếu tố tối quan trọng với các doanh nghiệp có khối lượng công việc lớn cần xử lý. Khi các phần mềm miễn phí không sở hữu tiện ích này đồng nghĩa với việc sớm hay muộn các doanh nghiệp cũng phải thay thế chúng.
Trong mỗi chi phí sản phẩm phần mềm, có một công thức ẩn hình thành giá trị thật của sản phẩm.
Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng mình có thể sử dụng những phần mềm miễn phí mãi mãi. Những thực tế, ngay cả khi không tính đến tiện ích tích hợp API, thì các phần mềm này cũng có giới hạn nhất định về số lượng người sử dụng và dung lượng lưu trữ dữ liệu. Rõ ràng, không doanh nghiệp nào có thể giậm chân tại chỗ mãi, và khi quy mô của họ vượt quá khung cho phép của phần mềm, họ sẽ không thể sử dụng chúng được nữa.
#3 - Chi phí “ẩn danh”
Mặc dù trên thị trường đang tồn tại rất nhiều phần mềm mang danh nghĩa công cụ quản lý, nhưng thực tế, chúng đôi khi chỉ là những bảng to-do list được thiết kế lại màu mè hơn để đánh lừa người dùng. Các phần mềm này chỉ sở hữu những tính năng nghèo nàn, phù hợp hơn với tác vụ quản lý công việc đơn thuần chứ không phải là tổng thể toàn dự án.
Đơn cử, tính năng theo dõi tiến độ là một trong những thành tố không thể thiếu của các phần mềm quản lý dự án, nhưng ở các giải pháp miễn phí thì chúng lại không hề xuất hiện. Điều này sẽ khiến việc phối hợp các nguồn lực và tài nguyên phù hợp để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Giả sử, bạn có nhân viên A, chịu trách nhiệm cho 6 công việc, còn nhân viên B thì phải hoàn thành 10 công việc, tất cả đều đáo hạn vào cuối tuần. Vậy lúc này, ai là người có khối công việc năng hơn và cần được san sẻ bớt? Ai là người sẽ có nhiều thời gian dư thừa để hỗ trợ đồng nghiệp khác? Đây là một câu hỏi gần như không có lời giải nếu phần mềm quản lý dự án của bạn không sở hữu tính năng theo dõi tiến độ. Bởi thực tế, dù đầu công việc của B nhiều hơn A, nhưng nếu mỗi công việc của A lại tốn thời gian xử lý gấp đôi công việc của B thì sao?
Nhìn chung, tuy chi phí “ẩn danh” không trực tiếp tác động tới ngân sách của doanh nghiệp, nhưng chúng thường khiến công việc trong dự án bị tồn đọng và không được giải quyết triệt để. Nếu xu hướng này xảy ra quá thường xuyên, chất lượng công việc và quy trình vận hành chắc chắn sẽ bị tổn hại, ảnh hưởng tới những mục tiêu then chốt của tổ chức.
#4 - Chi phí đào tạo và hỗ trợ
Chương trình đào tạo và chăm sóc khách hàng luôn là những dịch vụ không thể thiếu từ các đơn vị cung cấp phần mềm trả phí, bởi họ cần phải đảm bảo khách hàng của mình hài lòng nếu muốn cạnh tranh và tăng doanh số. Việc bảo trì và nâng cấp hệ thống cũng vậy, thường xuyên được diễn ra và hoàn toàn miễn phí.
Nhưng đối với các phần mềm miễn phí, sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp là vô cùng hiếm hoi. Vì cơ bản, mục đích thiết kế phần mềm của họ hoàn toàn khác so với các công cụ trả phí. Sự hài lòng hay thành công của khách hàng thực tế cũng chẳng ảnh hưởng gì đến lợi ích của họ.
Do vậy, để sử dụng được các công cụ miễn phí, doanh nghiệp lại buộc phải tự móc túi chi trả các khoản phí đào tạo nhân viên và xử lý sai sót, lỗi lầm của chúng. Các khoản chi phí này có dao động tùy thuộc vào quy mô nhân sự và độ tinh thông công nghệ của mỗi cá nhân trong tổ chức, nên nó hoàn toàn có thể bành trướng tới một ngưỡng mà ít người có thể ngờ đến.
#5 - Chi phí bảo mật, rủi ro
Phần mềm quản lý vận hành trong doanh nghiệp thường sẽ là một kho lưu trữ thông tin công ty đáng kể, ngay cả khi không kết hợp với các hệ thống, công cụ quản lý khác. Các dạng dữ liệu mà phần mềm này có thể tích lũy theo thời gian bao gồm:
- Thông tin về khách hàng của bạn
- Tỷ suất lợi nhuận của các dự án
- Ngân sách chi tiêu cho các dự án
- Dữ liệu về nguồn lực con người và tài nguyên
- Thông tin về các hoạt động của dự án
Các dữ liệu này được đánh giá là vô cùng nhạy cảm và có thể ảnh hưởng tới không chỉ dự án, mà còn là cả sự tồn vong của tổ chức. Bởi vậy, việc cân nhắc kỹ lưỡng khi giao phó những dữ liệu này cho bên cung cấp phần mềm thứ ba là vô cùng cần thiết bởi những rủi ro của chúng.
Kết luận: Giá là thứ bạn trả, nhưng giá trị là thứ bạn nhận được
Bài học ở đây là đừng nên đặt quá nặng giá trị phải bỏ ra. Nó sẽ làm ta quên mất rủi ro mà không thấy những giá trị nhận được.
Ben Graham từng nói: "Giá là thứ bạn phải trả, giá trị là thứ mà bạn nhận được. Cho dù là tất (socks) hay cổ phiếu (stocks), tôi vẫn thích mua hàng chất lượng khi nó được giảm giá".
Phân vân giữa việc nên mua phần mềm hay không đã là câu chuyện của thời đại nào rồi, chúng ta sẽ không bàn đến nữa, chỉ là câu hỏi nên chọn phần mềm thế nào cho phù hợp nhất với doanh nghiệp. Bài toán chi phí luôn là bài toán được đặt ra đầu tiên khi một nhà lãnh đạo đưa ra bất kỳ một quyết định gì.
Tuy nhiên hãy nhớ, đắt hay rẻ không phải là giá cả, đắt hay rẻ nằm ở giá trị!
Nguồn: resources.base.vn
