Khi lựa chọn mô hình định giá cho một dự án phát triển phần mềm, chúng ta có hai lựa chọn chính là: giá cố định (fixed-price) và thời gian-khối lượng (time & material). Vậy làm thế nào để biết đâu là lựa chọn đúng đắn?
1. Mô hình giá cố định (Fixed-Price) là gì?
Mô hình giá cố định là phương thức định giá truyền thống và quen thuộc nhất đối với nhiều người. Với các hợp đồng theo mô hình này, công ty nhận outsource sẽ tính toán số giờ, nhân lực và nguồn lực cần thiết cho dự án và lập hóa đơn trước khi bắt đầu. Đây thường là khoản thanh toán một lần và doanh nghiệp sẽ nhận lại chính xác những gì họ đã chi trả.
Giống như khi bạn gọi taxi, nếu đi đường ngắn thì tính theo km là sự lựa chọn tiết kiệm. Nhưng nếu đi đường dài hơn 30km thì mô hình phí cố định sẽ giúp bạn kiểm soát tốt ngân sách dự kiến.
Sự đơn giản này thoạt đầu có vẻ hấp dẫn. Tuy nhiên, thuận lợi ban đầu không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với kết quả tốt hơn về sau. Bên cạnh các mặt lợi thông thường, có một số bất cập của mô hình giá cố định mà chúng ta cũng cần cân nhắc.
2. Nhược điểm của mô hình giá cố định
Chi phí dự án cao hơn: Với mô hình cố định giá, ta cần đảm bảo rằng đơn vị outsource dự án đã ước tính chi phí chính xác, tuy vậy điều này không phải tuyệt đối đúng mọi lúc. Nhân lực và nguồn lực hoàn toàn có thể bị phát sinh.
Quá trình chuẩn bị lâu hơn: Việc phải tiên liệu những yêu cầu, mức phí cho dự án sẽ là công việc tốn nhiều thời gian ban đầu.
Không thích ứng tốt với các thay đổi: Hợp đồng giá cố định có thể khiến doanh nghiệp không đạt được kết quả như mong muốn. Bởi họ sẽ không thể trực tiếp can thiệp vào tiến độ dự án cũng như đưa ra những thay đổi vào giữa quá trình công việc đang được thực hiện.
Thiếu tính linh hoạt: Không thể can thiệp sâu vào giữa tiến trình của dự án có thể dẫn đến kết quả khác mong đợi và tiêu hao thời gian. Ngoài ra, bất kỳ sự thay đổi cần thiết nào cũng sẽ yêu cầu những tính toán lại về giá cả mà không phải lúc nào cũng suôn sẻ.
Mức độ tin cậy ít hơn: Vì không thể điều chỉnh giá một cách dễ dàng trong hợp đồng đã ký, doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên giám sát chất lượng dự án trong mỗi giai đoạn và đảm bảo rằng các nhân sự vẫn có trách nhiệm với đầu việc của mình.
3. Khi nào nên lựa chọn hợp đồng giá cố định?
Mặc dù chúng ta đã thấy một số bất cập của mô hình giá này, điều đó không có nghĩa đó là một sự lựa chọn tồi. Nếu đảm bảo rằng dự án sẽ không có bất kỳ thay đổi bất ngờ nào. Mức giá cố định vẫn sẽ phát huy nhiều mặt lợi, một số trường hợp lý tưởng nhất sẽ là:
- Các điều kiện của dự án được duy trì ổn định và không có yêu cầu thay đổi nào.
- Ngân sách cố định.
- Nguồn lực và công nghệ không thay đổi
Trong thực tế, đôi khi hai bên có thỏa thuận loại hợp đồng cố định giá nhưng linh hoạt hơn, cho phép đơn vị thêm vào vài điều khoản có lợi đối với việc tùy chỉnh chi phí theo một lượng nhất định khi cần thiết. Hoặc có thể phát sinh các phụ lục quy định về các điều khoản thay đổi, bổ sung.
4. Mô hình thời gian và khối lượng là gì (Time and Material – T&M)?
Một số dự án phát triển phần mềm phù hợp hơn với mô hình định giá theo giờ và khối lượng thực hiện, do đó còn gọi là định giá theo khối lượng. Việc lập hóa đơn phụ thuộc vào chi phí công việc theo giờ nên doanh nghiệp sẽ có nhiều quyền can thiệp hơn khi áp dụng phương thức này.
Hợp đồng theo thời gian và khối lượng (T&M) là một thuật ngữ chuẩn hay gặp trong hợp đồng xây dựng (có tên gọi riêng là HĐ theo thời gian và vật liệu). Đối với phát triển sản phẩm CNTT (thí dụ phần mềm), người sử dụng lao động đồng ý trả cho nhà thầu dựa trên thời gian nhân viên của nhà thầu và các chuyên viên của nhà thầu phụ để thực hiện công việc. Thời gian và khối lượng thường được sử dụng trong các dự án không thể ước tính chính xác quy mô của dự án hoặc khi dự kiến các yêu cầu của dự án rất có thể sẽ thay đổi.
Mô hình T&M tạo nhiều điều kiện linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp đang outsource dự án của họ, bởi chi phí cố định duy nhất trong hoàn cảnh này là mức lương theo giờ của kỹ sư và chi phí của bản chất công việc cùng với nền tảng công nghệ (tech stack).
Bên cạnh đó, họ có thể đưa ra những thay đổi kịp thời để đảm bảo chất lượng, tiến độ, cùng một số ưu điểm sẽ được liệt kê dưới đây.
5. Ưu điểm của hợp đồng T&M
Tính linh hoạt: Khía cạnh thú vị nhất của mô hình này là doanh nghiệp có thể thực hiện những thay đổi trong dự án dễ dàng hơn. Bởi lẽ sự linh hoạt vốn là đặc thù của ngành công nghệ số.
Tiết kiệm thời gian: Khả năng tùy chỉnh các yêu cầu dự án một cách linh hoạt giúp tiết kiệm một khoản thời gian đáng kể, và tổng thể cũng khiến chi phí được bớt đi khi tính số giờ làm việc của những người có liên quan.
Chi phí làm việc theo giờ: Tuy khiến doanh nghiệp phải tính toán một chút cho ngân sách, song tính số giờ làm việc nhìn chung giúp tiết kiệm chi phí hơn.
6. Nên cân nhắc điều gì khi lựa chọn mô hình T&M
Định giá dự án theo tiêu chí thời gian và khối lượng luôn là một điều đáng hoan nghênh khi lựa chọn mô hình ngân sách. Song hãy dành một khoản thời gian để chuẩn bị kỹ càng trước khi tiến hành, có một số gợi ý như sau:
Hãy chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, bởi đơn vị outsource sẽ cần biết rõ những điều khoản liên quan đến tiền công theo giờ và chi phí nguồn lực.
Dành thời gian ngồi họp trước với doanh nghiệp để hiểu rõ mong muốn và cách làm việc của họ.
Dành thời gian tìm hiểu về chi phí không chỉ cho phần công việc hữu hình mà còn cả công nghệ được ứng dụng.
7. Khi nào nên lựa chọn mô hình T&M
Định giá theo thời gian làm việc và khối lượng là một cách làm còn khá mới mẻ đối với nhiều người, vì vậy việc đưa ra quyết định ngay lập tức chưa chắc đã là một điều dễ dàng. Song có một số điều kiện rõ ràng mà có thể khiến ta áp dụng T&M ngay, đó là:
Các dự án lâu dài, yêu cầu cao: Công việc có tính chất phức tạp sẽ yêu cầu nhiều sự thay đổi ở giữa quá trình, và đây chính là ưu điểm của việc định giá theo công sức của mọi người và số tiền dồn vào nguồn lực cho họ.
Dự án yêu cầu tính linh hoạt: Không chỉ thấy ở những dự án phức tạp, bất kỳ công việc nào cũng yêu cầu một sự linh hoạt nhất định để đảm bảo chất lượng luôn ở mức tốt nhất
Chi phí và thời gian chưa thể ước tính ngay: Có một số dự án khó để định trước ngân sách cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành. Từ đó ta sẽ thấy ưu điểm lớn của mô hình T&M hơn là làm một bản hợp đồng cố định giá.
Doanh nghiệp chỉ muốn chi trả cho số giờ làm việc cụ thể: Nhiều công ty có sẵn các đội ngũ in-house có thể đảm nhiệm một phần công việc hoặc họ muốn bàn giao dự án cho đối tác khác. Khi đó họ chỉ cần trả lương giờ cho đơn vị outsource. Điều này chỉ có thể áp dụng cho mô hình T&M.
8. Làm thế nào để áp dụng mô hình T&M đúng cách
Bản thân mô hình T&M đã là một cách thức có hiệu quả, song vẫn cần lên kế hoạch tỉ mỉ và cân nhắc kỹ những điều khoản liên quan đến hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí hơn nữa, một số gợi ý để bạn đọc có thể hình dung cách áp dụng T&M hiệu quả là:
Chuẩn bị những thông số cần thiết: Với mô hình T&M, chúng ta chỉ cần một đến hai tuần đầu để vạch ra yêu cầu cụ thể cho dự án. Nhưng hãy đảm bảo điều này được làm cẩn thận để nhóm kỹ sư nắm rõ những tiêu chí cần đạt một cách hiệu quả nhất.
Nghiên cứu: Không ngừng nghiên cứu kỹ càng để tìm ra nhân sự phù hợp nhất cho dự án.
Đặt đúng câu hỏi: Trong quá trình chiêu mộ những nhân sự cần thiết, hãy dành nhiều thời gian phỏng vấn sâu để biết rằng họ có kinh nghiệm làm việc ra sao, thành thạo những loại công cụ hỗ trợ nào cũng như phong cách phối hợp nhóm để đạt được mục tiêu.
Xem xét thành quả công việc của nhóm outsource: Những portfolio là cách để doanh nghiệp có thể đánh giá nhanh trình độ của những đối tác họ đang hướng đến, đồng thời kiểm tra mức độ tương đồng trong các dự án cũ của họ với hướng đi hiện tại của công ty có thực sự trùng khớp nhau hay không.
Lên kế hoạch hợp tác: Sau khi đã chọn ra đối tác phù hợp nhất, hãy dành thời gian bàn bạc hướng đi để đảm bảo đôi bên luôn hiểu rõ nhu cầu công việc của nhau.
Lời kết
Tìm đúng mô hình định giá cho dự án không phải điều dễ dàng. Nếu áp dụng đúng loại, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc, trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt trong khoảng thời gian kỳ vọng của khách hàng.
