Cơ cấu dự án chuyên trách (Dedicated Project Team) là gì? Ưu điểm và hạn chế

Cơ cấu dự án chuyên trách

Khái niệm

Cơ cấu dự án chuyên trách trong tiếng Anh được gọi là Dedicated Project Team.

Cơ cấu dự án chuyên trách là tổ chức các đội dự án làm việc chuyên trách cho dự án và tách biệt với các hoạt động của công ty mẹ.

Đặc điểm

Trong cơ cấu dự án chuyên trách các công ty thường bổ nhiệm nhà quản lí dự án và những nhân sự chủ chốt làm việc toàn thời gian và liên tục cho đến khi dự án kết thúc.

Cán bộ dự án thường làm việc trong một môi trường biệt lập hoàn toàn về vật lí với các hoạt động khác của công ty.

Các dự án nghiên cứu & phát triển các sản phẩm mới quan trọng thường được tổ chức theo cơ cấu dự án chuyên trách.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

1. Phối hợp các hoạt động của dự án đơn giản hơn – các nguồn lực đã được phân bổ theo yêu cầu của dự án cho nên việc tổ chức và quản lí các hoạt động của dự án đơn giản hơn do không bị phụ thuộc và ảnh hưởng bởi các bộ phận chức năng của công ty mẹ.

2. Dự án được thực hiện nhanh - thời gian thực hiện dự án ngắn do các thành viên làm việc chuyên trách cho dự án và các vấn đề liên quan nhanh được ra quyết định.

3. Tính gắn kết cao – do các thành viên dự án làm việc cùng với nhau cho nên cùng có chung mục tiêu và có động lực làm việc tốt.

4. Tính tổng thể cao – do các cán bộ dự án thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác nhau đều được phân công làm việc chuyên trách cho dự án cho nên việc thảo luận trao đổi chia sẽ thông tin về các vấn đề liên quan của dự án sẽ diễn ra nhanh và trực tiếp hơn.

Hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

1. Chi phí thực hiện dự án cao – do các nguồn lực được dành riêng cho việc thực hiện các hoạt động dự án cho nên giá thành thực hiện thường cao. Các dự án nhỏ thường không được tổ chức dưới dạng dự án chuyên trách do hiệu suất sử dụng nguồn lực không cao.

2. Dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu của công ty mẹ - do dự án hoạt động một cách biệt lập với phần còn lại của công ty mẹ cho nên dễ xảy ra tình trạng không nhất quán giữa mục tiêu và kết quả của dự án với mục tiêu của công ty mẹ

3. Hạn chế về chuyên môn – do dự án hoạt động biệt lập nên các vấn đề chuyên môn thường giới hạn trong đội dự án cho nên nếu không duy trì tốt các mối quan hệ chuyên môn với các bộ phận chức năng khác của công ty mẹ thì các vấn đề về chuyên môn vượt quá năng lực của đội dự án có thể chậm được khắc phục.

4. Trở ngại trong việc bố trí công việc sau dự án – cán bộ dự án làm việc tách biệt trong một thời gian dài với các bộ phận còn lại của công ty cho nên có thể có khó khắn nhất định trong việc hoà nhập trở lại sau khi dự án kết thúc.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Nguồn: Kinh tế & tiêu dùng