Với tư cách là nhà quản lý dự án, việc quản lý căng thẳng và lo lắng được xem như một trận chiến khó khăn. Bạn có dễ dàng bị choáng ngợp bởi một lượng lớn công việc, yêu cầu và thời hạn sát sao của các dự án không? Nếu có, bạn không đơn độc trong trận chiến này.
Lo lắng và căng thẳng có thể ảnh hưởng đến mọi cá nhân với nhiều mức độ khác nhau, nhưng một điều chắc chắn rằng: có nhiều cách để xử lý căng thẳng, ngay cả khi bạn có cảm giác như mọi thứ nằm ngoài tầm kiểm soát.
Một cuộc khảo sát từ Association for Project Management cho thấy, trong số 1.000 người thực hiện dự án, 76% cho biết dự án của họ đã và đang khiến họ căng thẳng.
Một nghiên cứu tương tự khác chỉ ra rằng có 62% số người tham gia khảo sát cảm thấy căng thẳng khi quản lý dự án. Cuộc khảo sát cũng xem xét các vấn đề tại nơi làm việc có thể là nguyên nhân gây căng thẳng. Dưới đây là những câu trả lời phổ biến nhất:
- 32% số người tham gia khảo sát gặp vấn đề với chuỗi cung ứng.
- 31% số người tham gia khảo sát không nhận được sự hỗ trợ từ quản lý của họ.
- 29% số người tham gia khảo sát phải làm việc từ xa.
Điều quan trọng đối với nhà quản lý dự án là phải giải quyết căng thẳng và lo lắng của họ. Bằng cách xử lý căng thẳng và lo lắng, nhà quản lý dự án có thể xây dựng cho bản thân một lối sống lành mạnh, từ đó có thể ảnh hưởng tích cực đến chất lượng dự án của họ.
Dưới đây là một số cách hiệu quả để quản lý căng thẳng và lo lắng trong quá trình quản lý dự án:
1. Thực tập chánh niệm
Chánh niệm có thể giúp bạn tập trung và bình tĩnh, ngay cả khi phải đối mặt với căng thẳng và lo lắng. Hãy thử vận dụng các phương pháp thực hành chánh niệm vào thói quen sinh hoạt hàng ngày của bạn, chẳng hạn như hít thở sâu, tập pilates hoặc yoga.
Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ (APA) cho rằng chánh niệm có lợi trong việc giảm phản ứng căng thẳng của cơ thể. Căng thẳng mãn tính có thể làm giảm sức khỏe miễn dịch và gây ra một loạt các vấn đề sức khỏe khác. Theo nghiên cứu tâm lý học, chánh niệm tác động đến hai con đường xử lý căng thẳng khác nhau trong não, làm thay đổi cấu trúc và hoạt động của các vùng não liên quan đến sự chú ý và điều tiết cảm xúc.
2. Xác định mức độ ưu tiên công việc và ủy thác công việc
Hầu hết các nhà quản lý dự án đều cảm thấy choáng ngợp bởi khối lượng công việc lớn. Bằng cách lùi lại và đánh giá nhiệm vụ nào là quan trọng và cấp bách nhất, bạn có thể giao những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn cho các thành viên khác trong nhóm.
Tạo một danh sách những việc cần làm theo mức độ ưu tiên và làm những công việc quan trọng nhất trước tiên. Hoàn thành công việc càng sớm càng tốt nếu chúng khiến bạn căng thẳng, như vậy khoảng thời gian còn lại bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn.
Ưu tiên và ủy thác nhiệm vụ có thể thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm. Bạn cần nhận ra giới hạn của mình và đừng đảm nhận những gì vượt quá giới hạn mà bản thân có thể xử lý.
3. Giao tiếp và cộng tác
Khi bạn cảm thấy căng thẳng và lo lắng, bạn sẽ dễ hành động một cách thiếu suy nghĩ. Những cảm xúc mạnh "mất kiểm soát" có thể ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp của bạn, khiến bạn dễ buông ra những lời nói thiếu suy nghĩ. Để tránh gặp trường hợp này hãy giao tiếp cởi mở. Thay vì chờ đợi cho đến khi bạn kiệt sức, hãy cho nhóm, đồng nghiệp hoặc gia đình biết khi có điều gì đó khiến bạn căng thẳng, thất vọng hay khó chịu.
Đồng thời, bạn cũng nên sẵn sàng lắng nghe khi đồng nghiệp của bạn bày tỏ cảm xúc. Hãy để họ giải thích và không nên làm gián đoạn mạch cảm xúc của họ. Giao tiếp cởi mở và cộng tác với nhóm có thể giúp giảm căng thẳng và lo lắng. Việc cập nhật trạng thái công việc, tinh thần và lắng nghe nhau một cách tích cực đều mang lại những ảnh hưởng đáng kể.
4. Tự chăm sóc bản thân
Chăm sóc bản thân là điều vô cùng cần thiết để quản lý căng thẳng và lo lắng. Hãy đảm bảo bạn ngủ đủ giấc, ăn uống lành mạnh và tham gia các hoạt động bên ngoài để giải tỏa căng thẳng và đem lại niềm vui cho bản thân.
Tại Hoa Kỳ, rối loạn lo âu là loại bệnh tâm lý phổ biến nhất, ảnh hưởng đến 40 triệu người Mỹ mỗi năm. Cho đến nay, chỉ có 36,9% người mắc chứng rối loạn lo âu được điều trị.
Có những kỹ thuật tự chăm sóc mà bạn có thể thực hiện hàng ngày để kiểm soát các triệu chứng lo lắng và căng thẳng bên cạnh việc nhờ đến sự trợ giúp của chuyên gia. Ví dụ, bạn có thể tập thể dục và đọc các đầu sách self-help, nghiên cứu các lý thuyết về “Liệu pháp Nhận Thức – Hành Vi” (Cognitive behavioural therapy theory)
5. Thiết lập các mục tiêu thực tế
Đôi khi khối lượng công việc mà một nhà quản lý phải thực hiện trở nên khó kiểm soát. Bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về từng nhiệm vụ bằng cách xác định mục tiêu SMART.
Mục tiêu SMART giúp bạn đưa ra những định hướng rõ ràng về các nhiệm vụ cần thực hiện. Khung mục tiêu SMART giúp đặt ra các mục tiêu cụ thể, dựa trên 5 yếu tố: Specific - S (cụ thể), Measurable - M (đo lường), Achievable - A (tính khả thi), Relevant - R (liên quan), Time bound (giới hạn thời gian).
6. Trí tuệ cảm xúc
Nhận thức được trạng thái cảm xúc của bản thân và của các thành viên trong nhóm có thể giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn, nó cũng giúp bạn giải quyết xung đột và xây dựng lòng tin với mọi người xung quanh. Cải thiện trí tuệ cảm xúc có thể giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn.
Những người có mức độ trí tuệ cảm xúc (EQ) cao sẽ kiểm soát và điều chỉnh cảm xúc tốt hơn, từ đó tối ưu hóa hành vi tích cực để ít cảm thấy kiệt sức hay tuyệt vọng. Theo nghiên cứu của Research by Positive Psychology, không nên nhầm lẫn khả năng phục hồi với sự thiếu đồng cảm. Việc phát triển kỹ năng tự điều chỉnh và quản lý cảm xúc bản thân không đồng nghĩa với việc bạn không cảm thấy giận dữ hay khó chịu, mà kỹ năng này sẽ giúp hành động, lời nói của bạn không bị chi phối bởi cảm xúc.
7. Quản lý nhóm hiệu quả
Quản lý nhóm hiệu quả không chỉ quan trọng đối với sự thành công của một dự án hoặc tổ chức mà còn có thể giúp các nhà quản lý dự án xử lý căng thẳng và lo lắng.
Vai trò của nhà quản lý dự án có thể rất căng thẳng và áp lực, có thể dẫn đến kiệt sức và các vấn đề sức khỏe tâm lý/tinh thần khác. Tuy nhiên, với kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả, bạn có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ sức khỏe tinh thần của bạn.
Quản lý nhóm hiệu quả cũng liên quan đến việc cung cấp các sự hỗ trợ cần thiết cho thành viên trong nhóm. Nhà quản lý có thể khuyến khích thành viên trong nhóm chia sẻ các vấn đề đang gặp phải và chủ động hỗ trợ khi cần thiết.
Tóm lại
Quản lý căng thẳng và lo lắng là một kỹ năng quan trọng mà mỗi nhà quản lý dự án cần phải có. Hãy hiểu rõ các yếu tố có thể gây căng thẳng, nguyên nhân và cách giải quyết. Thông qua việc thực hiện các phương pháp trên, bạn sẽ phát triển các thói quen lành mạnh và cải thiện mối quan hệ bền chặt với các thành viên trong nhóm, nhờ đó căng thẳng và lo lắng sẽ được giảm thiểu và góp phần đem đến thành công cho các dự án.
Atoha (Dịch từ: Virtual Space)
