Time and Material là một kiểu quản lý dự án được hiểu nôm na làm tới đâu tính phí tới đó, bạn chia dự án của mình ra thành từng công việc nhỏ và xác định thời gian cho từng công việc đó.Tương ứng với từng công việc bạn phải cần phải xác định bao nhiêu người tham gia vào, thời gian là bao nhiêu, cần những trang thiết bị gì, và những chi phí khác như đi lại,..ra sao.Khi bạn hoàn thành từng hạn mục công việc thì bạn được phép xuất hóa đơn để thu tiền khách hàng.
Các thao tác cơ bản của loại dự án này trong AX2012:
1. Tạo một dự án có kiểu (Project type ) là Time and Material
2. Đối với kiểu dự án này các bạn phải chọn 1 Project contract
3. Xác đinh các khoản mục xuất hóa đơn hay không xuất hóa đơn (Line properties: charge/non charge). Mục này xuất hiện ở từng line của các nghiệp vụ ở mục số 4.
– Charge: Những nghiệp vụ này sẽ được xuất hóa đơn cho khách hàng
– Non charge: những nghiệp vụ không xuất hóa đơn, chỉ ghi nhận giá vốn.
4. Các nghiệp vụ có thể sử dụng trong loại dự án này:
– Hour: giờ công lao động được sử dụng trong project, bạn ghi nhận giá vốn và có thể bán cho khách hàng với một giá khác.
– Item: nguyên vật liệu sử dụng trong dự án, được ghi nhận giá vốn và có thể bán cho khách hàng với mức giá khác.
– Expense: các loại chi phí khác, chi phí đi lại…, ghi nhận vào giá vốn và bán cho khách hàng với mức giá khác.
– Fee: riêng đối với loại nghiệp vụ này dùng để ghi nhận doanh thu – nó được dùng khi bạn charge thêm trực tiếp vào khách hàng, không có giá vốn.
– Subcriptions: Thuê bao.
– On-account invoice: Ghi nhận những khoản mà mình trích trước cho khách hàng, sau này sẽ ghi nhận hóa đơn cho nó.
Để sử dụng các nghiệp vụ này cho đúng với mục đích của bạn thì nó liên quan đến việc thiết lập các cách ghi nhận bút toán hạch toán. Xem các phương pháp hạch toán của từng loại nghiệp vụ trong Project management and accounting.
Dưới đây là các thông số bạn cần chú ý khi thiết lập một dự án, nó ảnh hưởng đến phương pháp quản lý và cách hạch toán của bạn.
5. Xuất hóa đơn cho khách hàng
– Dùng chức năng Manage -> Project Invoice Proposals để create invoice. Sau khi post invoice này sẽ được ghi nhận ở module Account Receivable.
6. Post cost: transfer cost của các transaction (time/hour/expense) đã được post nhưng chưa invoice vào tài khoản Profit & Loss hoặc tài khoản Balance.
St
