Kaizen và Lean hiện đang là một trong những phương thức quản trị được nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu lựa chọn. Thông thường, các phương pháp này được sử dụng độc lập nhằm thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi Kaizen và Lean trong sản xuất được triển khai với nhau, nó sẽ mang đến những kết quả bất ngờ cho doanh nghiệp khi vừa giúp cải tiến được hiệu quả sản xuất cũng như nâng cao chất lượng môi trường làm việc cho nhân viên.
Một vài điểm cơ bản cần biết về Kaizen
Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản khi tất cả các nhân viên thuộc mọi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ cùng làm việc với nhau để đạt được những mục tiêu chung nhằm cải thiện quá trình sản xuất. Theo một nghĩa nào đó, triết lý này đề cao hoạt động làm việc tập thể để tạo ra một động cơ mạnh mẽ trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
Kaizen được ghép 2 từ tiếng Nhật được ghép bởi ‘kai’ – liên tục và ‘zen’ – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Kaizen không phải là sự kiện xảy ra một lần duy nhất mà là cách tư duy có hệ thống của doanh nghiệp trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh. Phương pháp tiếp cận này thường được chia thành 6 bước như sau:
- Đưa ra các ý tưởng Kaizen rồi chuẩn hóa chúng
- Đo lường: đảm bảo các quy trình được thực hiện hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu định lượng.
- Đối chiếu: So sánh dữ liệu từ các phép tính với các thông số mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra.
- Đổi mới: Liên tục tìm kiếm các cách mới và cải tiến để làm cùng một công việc và duy trì kết quả như mong đợi.
- Chuẩn hóa: Một khi số đông nhân viên hài lòng với một ý tưởng hoặc quy trình mới được thử nghiệm, hãy biến thành quy định để chúng được thực hiện dễ dàng và lặp đi lặp lại.
- Lặp lại: Bắt đầu tiếp cận lại các bước trên với một thay đổi mới.
Kaizen giúp hình thành các thói quen trong triển khai Lean trong sản xuất tại doanh nghiệp
Mục tiêu của sản xuất tinh gọn – lean là tạo ra các quy trình huy động nguồn nhân lực ít hơn, sử dụng ít không gian hơn, tiết kiệm thời gian để sản xuất các sản phẩm và cung cấp các dịch vụ với chi phí thấp hơn và có ít lỗi hơn so với hệ thống kinh doanh truyền thống. Để có thể đạt được mục tiêu ấy, doanh nghiệp cần rà soát kỹ và loại bỏ sự lãng phí dọc theo quy trình quản lý và sản xuất. Quá trình này nghe tưởng chừng rất đơn giản, nhưng thực tế chúng chiếm rất nhiều thời gian công sức để thực hiện từng công đoạn.
Mark Hamel, trong cuốn sách về các sự kiện Kaizen, đã khẳng định rằng, Kaizen là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của chuyển đổi Lean. Lý do là bởi nó tạo bước khởi đầu cho những chuyển đổi cần thiết, các cải tiến chức năng từng bước, bền vững cho doanh nghiệp. Những chuyển đổi này bắt đầu từ những điều rất nhỏ, nhưng sau cùng sẽ tạo nên những thay đổi rất lớn cho doanh nghiệp.
Ví dụ, hãy tưởng tưởng trong doanh nghiệp của bạn sắp có một sự thay đổi lớn, như: sáp nhập phòng (khu vực sản xuất, bộ phận sản xuất), cho ra mắt sản phẩm mới hoặc một phương pháp sản xuất mới nào đó được áp dụng. Trong mỗi thay đổi này, quy mô dự án nhìn có vẻ hơi quá tầm đối với người lao động. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chia nhỏ dự án lớn đó ra thành nhiều phần, việc triển khai nó lại vừa tầm hơn đối với công nhân viên trong doanh nghiệp.
Điều này có nghĩa, nếu nhiều thay đổi nhỏ được thực hiện cùng lúc và liên tục, chúng có thể mang đến sự thay đổi lớn trong doanh nghiệp. Đây chính là cách Kaizen triển khai trong môi trường sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực ngày nay. Nói một cách khác, để triển khai Lean trong sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần lồng ghép Kaizen để cải tiến dần dần và liên tục, tạo nên một thói quen cũng như tư duy mới cho mọi người.
Vai trò của nhân viên Kaizen trong Lean Manufacturing – Sản xuất tinh gọn
Một trong những khái niệm cốt lõi của Lean là cải tiến liên tục và đây chính xác là những gì các nguyên tắc của Kaizen đưa ra. Đơn cử như Toyota – nơi rất nhiều ý tưởng quản trị doanh nghiệp được đưa ra và một phần các ý tưởng này được đề xuất từ chính xác nhân viên trong doanh nghiệp. Điểm nổi bật của Kaizen khi được ứng dụng trong thực tiễn đó là quản lý không giao các chỉ thị cho nhân viên. Thay vào đó, Kaizen tập trung vào việc quản lý một cách chủ động và nhất quán trong khi tạo ra một môi trường mà nhân viên cảm thấy an toàn và được trao quyền để đưa ra các vấn đề và đề xuất các giải pháp. Trong triển khai lean trong sản xuất, các công cụ dùng để quản lý và duy trì hoạt động sản xuất không thể thực hiện nếu không có sự tham gia của công nhân viên. Nhờ vào cách tiếp cận của Kaizen, doanh nghiệp có thể biết làm thế nào để kêu gọi sự tham gia và ủng hộ của nhân viên trong quá trình tinh giản sản xuất.
Sự chuyển mình của doanh nghiệp sản xuất diễn ra khi hai phương pháp Lean và Kaizen được áp dụng cùng có hướng tới một mục đích chung hoặc mang đến cùng những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Lean tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí, và tăng năng suất và giá trị gia tăng cho người tiêu dùng trong khi Kaizen tập trung vào cải tiến liên tục.
Kết
Quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp diễn ra không phải để sửa chữa các khuyết điểm hàng ngày trong sản xuất. Nó phải được thực hiện qua cách thực hiện các thay đổi tăng theo thời gian với mục tiêu cải thiện các quy trình, hiệu quả, chất lượng và môi trường làm việc chung. Sự kết hợp giữa Kaizen và Lean trong sản xuất sẽ góp phần thúc đẩy quá trình này diễn ra nhịp nhàng và dễ dàng hơn trong doanh nghiệp.
