GIỚI THIỆU CÔNG TY
The Frew/Gasco/AB Young (FGY Team) chuyên bán và phân phối các thành phần công nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ.
Ba công ty liên kết chặt chẽ với nhau do trước đây họ là các bộ phận trong cùng một công ty.
Nhóm chuyên gia này bán, cung cấp, cài đặt và bảo trì các thành phần và hệ thống, tập trung vào thị trường công nghiệp và thương mại. Các sản phẩm mà công ty cung cấp bao gồm đồng hồ đo và cảm biến, van, bộ điều khiển, thiết bị nồi hơi công nghiệp và bộ điều chỉnh khí.
Hiện nay, họ đã tách ba công ty khác nhau nhưng có các hoạt động tương tự nhau trong cùng một văn phòng và sử dụng các tài nguyên chung cho kế toán, công nghệ, nhà kho và cơ sở vật chất.
Nhóm Frew Process Group đóng vai trò là điều phối viên Công nghệ cho tập đoàn.
THỰC TRẠNG
Nhóm FGY đã triển khai SAP Business One, những phần mềm gặp khó khăn trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của họ.
FGY muốn có một cách tiếp cận tốt hơn với thương mại điện tử, quản lý hoạt động tích hợp, kiểm kê, CRM, bán hàng, thực hiện và các chức năng khác. Họ đã sử dụng SAP Business One trước khi tìm kiếm các sự lựa chọn khác và họ đã chịu thất bại trong việc thiết kế hộp đen và không có khả năng sửa đổi để hỗ trợ hiệu quả các chức năng kinh doanh của họ. FGY muốn một giải pháp có thể giúp họ phát huy lợi thế cạnh tranh.
LỢI THẾ CẠNH TRANH ĐỂ TỰ ĐỘNG HOÁ
- Các chức năng bán hàng chuyên biệt phù hợp với chu kỳ bán hàng duy nhất của FGY. Bao gồm quản lý chi tiết tiền hoa hồng, khả năng nhóm các đơn đặt hàng theo hợp đồng và quản lý bán hàng để cung cấp một số ví dụ về các hoạt động liên quan đến bán hàng mà công ty muốn tối ưu hoá.
- Các công cụ quản lý giao hàng nhanh chóng và hiệu quả để hỗ trợ lợi thế hoạt động cho dịch vụ khách hàng cao cấp của cả ba công ty.
- Mặc dù hiện tại họ là ba công ty khác nhau, nhưng họ có được lợi thế thông qua việc chia sẻ thông tin khách hàng và dữ liệu thị trường. FGY yêu cầu có chức năng tuỳ chỉnh để đồng bộ hoá tất cả dữ liệu khách hàng và thị trường giữa ba hệ thống khách hàng. Một chu trình cập nhật thường xuyên để giữ cho cả ba công ty được cập nhật với những thay đổi và bổ sung mới.
- Nhóm GFY cần khả năng lập bản đồ trực quan hồ sơ khách hàng trên hệ thống cả ba công ty. Cụ thể hơn, nhóm FGY muốn sử dụng phần mềm hệ thống thông tin địa lý, một phần mở rộng cho cơ sở dữ liệu hệ thống và công cụ mã hoá địa lý của bên thứ 3. Điều này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về cơ sở khách hàng của họ và là nền tảng để đưa ra những chiến thuật bán hàng hiệu quả hơn.
Sau khi sử dụng phần mềm độc quyền như SAP, FGY muốn tìm đến một giải pháp mã nguồn mở. Họ đã tìm hiểu kỹ lưỡng về các phương án và quyết định Odoo chính là sự lựa chọn phù hợp nhất đối với họ.
TIẾP CẬN
Xây dựng hệ thống Odoo ERP
BƯỚC 1: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KINH DOANH CỦA FGY
Trong bước này, FGY và Ursa (Nhóm triển khai Odoo ERP) đã tiến hành cuộc hội thảo kéo dài một tuần để phân tích các yêu cầu, xây dựng khung cấp cao cho sự phát triển và các định các lĩnh vực chính cần thay đổi; đồng thời, Ursa tiến hành chuyển giao công nghệ cho nhân viên FGY. Do FGY là ba tổ chức riêng biệt, có liên quan chặt chẽ với nhau, tuần làm việc này phải giải quyết các nhu cầu cụ thể và yêu cầu của từng đơn vị kinh doanh, cũng như tạo ra thiết kế chung nhất quán đáp ứng nhu cầu chung của họ.
Cuối cùng, FGY và Ursa đã xác định các tiêu chí thành công, ghi chép lại lịch trình và ngân sách, và bắt đầu tạo mẫu một hệ thống mới.
BƯỚC 2: TỐI ƯU HOÁ CÁC LĨNH VỰC VÀ QUY TRÌNH TIÊU CHUẨN
Sau khi hội thảo hoàn tất, FGY và Ursa đã làm việc để tối ưu hoá các lĩnh vực quan trọng. Phân tích chi tiết hơn các yêu cầu để đảm bảo các thông số kỹ thuật được xác định rõ ràng, có thể hoàn thành thành công Đặc điểm kỹ thuật chức năng (Functional specification) theo ngân sách và tiến độ. Nhóm đã xây dựng và thống nhất dựa trên để giải quyết các quy trình kinh doanh chính.
Do quy mô lớn của dự án, để dự án thành công, các biện pháp quản lý sự thay đổi (Change Management) vô cùng phải cẩn thận.
Các mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm:
- Công cụ quản lý bán hàng chuyên dụng
- Công cụ tính toán tiền hoa hồng và lợi nhuận
- Kế toán chính xác và đầy đủ
- Di chuyển dữ liệu từ SAP Business One sang Odoo V7
- Công cụ CRM được đồng bộ hoá, cho phép hiển thị khách hàng giữa ba công ty
- Xây dựng một hệ thống linh hoạt có thể được mở rộng với Thương mại điện tử, Phân tích không gian địa lý và các công nghệ tiên tiến khác
- Có được cái nhìn sâu sắc về hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng
BƯỚC 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI ODOO
FGY làm việc với Ursa để tạo ra một kế hoạch giải quyết lịch trình, phạm vi và ngân sách của dự án. Ban lãnh đạo FGY đã làm việc chăm chỉ để quản lý sự thay đổi và thúc đẩy sự chấp nhận hệ thống từ các bên liên quan, ngay cả khi thiết kế phần mềm đang được hoàn thiện. Ursa đã cung cấp báo cáo chi tiết về dự án, cho phép FGY phân tích và chia sẻ chi phí theo tỷ lệ giữa ba công ty.
Các hoạt động quản lý thay đổi (Change management) bao gồm Active testing người dùng cuối cùng, sự linh hoạt của lãnh đạo và hỗ trợ những yêu cầu là thực sự cần thiết cho công việc hàng ngày. Các bên liên quan của người dùng cuối cùng đóng vai trò quan trọng và linh hoạt trong việc điều chỉnh các quy trình hiện tại của họ khi cần thiết để phù hợp với thiết lập hệ thống. Ursa đã sử dụng phù hợp các công cụ quản lý thay đổi, bao gồm Đào tạo và User Acceptance, để đảm bảo rằng các kỳ vọng được đáp ứng và nhóm FGY đã sẵn sàng cho sự thay đổi.
Nhóm dự án (FGY và Ursa) đã sử dụng các nhiệm vụ và kế hoạch được xây dự trong Bước 1 (Phân tích) để quản lý cấu hình và tùy chỉnh hệ thống. Công việc được quản lý một cách nhanh chóng, với các đánh giá tiến độ thường xuyên, trình chiếu chức năng và chu kỳ thử nghiệm. Kiểm tra tiến độ và xem xét xác minh rằng công việc được thực hiện tuân theo thiết kế ban đầu hoặc thay đổi thứ tự mà ngân sách và lịch trình đã được đáp ứng hoặc điều chỉnh. Nhóm đã sử dụng các công cụ báo cáo được chuẩn hoá, đáp ứng kỳ vọng của ban lãnh đạo FGY
FGY có số lượng nhân viên hạn chế để thiết lập cấu hình phần mềm và môi trường, đồng thời ký kết hợp đồng với Ursa để xử lý nhiều tuỳ chỉnh, cấu hình và các cài đặt. Đồng thời, Ursa đã giúp FGY thuê một nhân viên có thể hỗ trợ công việc tại chỗ.
FGY và Ursa đã tiến hành cùng nhau thông qua việc triển khai, với các cuộc họp hàng tuần và phân tích dự án hàng tháng. Việc cuối cùng trước khi đưa vào hoạt động chính thức là User Acceptance Testing nghiêm ngặt để chứng minh phần mềm đã sẵn sàng hỗ trợ các yêu cầu của FGY. Sau lần kiểm tra cuối cùng này, Frew đã trải qua quá trình triển khai rất suôn sẻ, ổn định nhanh chóng và ít sự cố.
BƯỚC 4: CUNG CẤP HỖ TRỢ CHUYỂN NHƯỢNG
Các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc theo kế hoạch, quản lý phạm vi, tiến độ và ngân sách một cách hiệu quả. Giao tiếp cởi mở và trung thực là chìa khóa dẫn đến thành công này.
Phạm vi tăng lên trong suốt dự án, nhưng ngân sách và tác động tiến độ được quản lý cẩn thận, và giảm nhẹ một phần do các hạng mục công việc khác hoàn thành trước thời hạn.
Nhân viên Ursa đã hỗ trợ FGY trong việc kiểm tra, đào tạo và bố trí/tuyển dụng nhân viên. Ban lãnh đạo FGY đã thực hiện các nhiệm vụ Quản lý thay đổi với toàn bộ nhóm, thiết lập lòng tin và sự ủng hộ.
KẾT QUẢ
FGY đang sử dụng thành công Odoo cho:
- Kế toán
- Bán hàng
- CRM
- Quản lý hàng tồn kho
- Vận chuyển
- Mua hàng
- Phân tích bán hàng theo không gian địa lý
Quan trọng hơn, nhóm đã thành công trong việc chuyển đổi từ SAP Business One sang Odoo trong vài tháng.
Nhóm FGY đang sử dụng hệ thống mới để quản lý doanh nghiệp của họ, bổ sung thêm chức năng mới ngoài việc sử dụng các lĩnh vực có giá trị đã được thiết lập trong phần mềm độc quyền. Giờ đây, FGY đã có thể phát triển doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả, với một hệ thống hỗ trợ và khuếch đại lợi thế cạnh tranh của họ.
TÓM LƯỢC
Nhóm Frew/Gasco/AB Young đã hoàn thành mục tiêu chuyển đổi từ SAP Business One sang Odoo, quản lý phạm vi, lịch trình và Ngân sách một cách cẩn thận.
FGY đã bắt tay vào dự án giai đoạn II, bao gồm tích hợp Magento cho một kênh dựa trên Thương mại điện tử trực tiếp, mở rộng phân tích GIS và tạo ra một loạt các báo cáo mới phức tạp bằng cách sử dụng nền tảng Pentaho.
Động thái tái tạo của FGY trong việc rời bỏ nền tảng cũ và chuyển đổi thành công Odoo chứng minh hiệu quả của Ursa tiếp cận với việc triển khai Odoo và đáng chú ý là sức mạnh niềm tin của FGY và tầm nhìn đổi mới của FGY.
