75% là tỷ lệ thất bại của các dự án ERP được thống kê trên toàn thế giới. Dự án ERP thất bại nghĩa là:
- Không mang lại hiệu quả như mong đợi, thường sau vài năm triển khai
- Chi phí và thời gian triển khai vượt quá nhiều so với kế hoạch
Các doanh nghiệp cung cấp danh sách khoảng 8-10 lý do tại sao một dự án ERP thất bại, nhưng thực tế chỉ có 2 lý do chính. Nếu 2 lý do này được giải quyết, mọi thứ sẽ được giải quyết.
- Không đánh giá chính xác nhu cầu ERP của doanh nghiệp
- Không có đội ngũ tư vấn nội bộ và độc lập
Việc lựa chọn, mua sắm và triển khai ERP đa phần xuất phát từ mong muốn giải quyết tất cả các vấn đề kinh doanh từ cấp lãnh đạo doanh nghiệp (từ trên xuống) và bỏ qua việc đánh giá nhu cầu ERP từ các nhân viên cấp dưới thực thi công việc (từ dưới lên). Chính vì vậy các yêu cầu lựa chọn, mua sắm và triển khai ERP lúc đầu thường rất chung chung và khi triển khai tới các nhân viên cấp dưới đều gặp vấn đề về mức độ phù hợp của hệ thống ERP với thực tế.
Xây dựng đề bài ERP không chỉ là một bước quan trọng giúp xác định mục tiêu, phạm vi, kế hoạch triển khai ERP mà còn là cơ sở để lựa chọn, đàm phán hợp đồng, thực hiện và giám sát một dự án ERP. Quá trình xây dựng đề bài ERP thường sẽ mất từ 3 đến 4 tháng để hoàn thành và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bộ phận của tổ chức. Dưới đây là 7 bước để xây dựng đề bài ERP:
1. Đánh giá hiện trạng con người
Những con người trong doanh nghiệp của bạn có sẵn sàng để thay đổi không? Khả năng tư duy, sáng tạo và sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp của bạn như thế nào? Khi yếu tố con người chưa sẵn sàng thì mọi bước triển khai tiếp theo đều sẽ rủi ro và không đạt được hiệu quả tốt nhất. Hãy trao đổi với các lãnh đạo, nói chuyện với tất cả các bộ phận trong công ty và hỏi xem họ có cần và có thực sự muốn có một hệ thống phần mềm tổng thể hay không và nguyên nhân tại sao lại cần.
2. Đánh giá hiện trạng quy trình
Doanh nghiệp của bạn đã có hệ thống quy trình rõ ràng chưa? Những quy trình này có được quản lý và thực hiện nghiêm túc không? Bạn đang gặp những vấn đề gì về quy trình? Khi yếu tố quy trình chưa sẵn sàng, việc triển khai phần mềm sẽ không thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Bạn cần phải hiểu rõ và mô tả được một cách chính xác quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Sau đó bạn cần thu thập dữ liệu, đo lường để xác định tính hiệu quả của quy trình. Đây là cơ sở chính giúp bạn thiết kế giải pháp công nghệ phù hợp.
3. Đánh giá hiện trạng công nghệ
Những tài sản kỹ thuật số mà doanh nghiệp bạn đang có là gì? Hạ tầng IT, cơ sở dữ liệu, năng lực R&D, văn hóa kỹ thuật số… là cơ sở cho phép doanh nghiệp của bạn triển khai và thúc đẩy các hoạt động kỹ thuật số. Đánh giá hiện trạng công nghệ sẽ giúp bạn tối ưu chi phí đầu tư ERP bằng cách tận dụng những gì đang có.
4. Tổng hợp vấn đề và yêu cầu (từ dưới lên)
Sau khi đánh giá hiện trạng về con người, quy trình, công nghệ, thì bước tiếp theo là đánh giá một cách tổng thể tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải và mô tả tất cả những yêu cầu từ cơ bản đến phức tạp của từng bộ phận nghiệp vụ. Đây là cơ sở cho việc mô tả yêu cầu hệ thống ERP hay còn gọi là đề bài ERP.
5. Tầm nhìn và mục tiêu (từ trên xuống)
Một hệ thống ERP tích hợp đầy đủ sẽ bao các ứng dụng phần mềm phân thành các phân hệ chính như: Bán hàng & Marketing, Sản xuất, Phân phối, Nhân sự, Tài chính kế toán, Các công cụ quản lý khác… nhằm mục đích tạo ra sự tối ưu và tự động hóa trong công việc giúp tăng năng suất làm việc, tối ưu cơ hội kinh doanh, giảm lãng phí, giảm chi phí và tối thiểu rủi ro. Bạn cần hiểu rõ những lợi ích tổng thể và lâu dài mà ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp của mình để xây dựng một tầm nhìn dài hạn và đưa ra mục tiêu kinh doanh rõ ràng cho một dự án ERP.
6. Mô tả yêu cầu phần mềm
Đây là bước tốn kém nhiều thời gian và công sức nhất, đồng thời cũng là quan trọng nhất giúp xác định phạm vi, lộ trình và chi phí triển khai của một dự án ERP. Một bản mô tả yêu cầu phần mềm đầy đủ sẽ gồm có:
- Sơ đồ quy trình vận hành trên hệ thống phần mềm: là quy trình nghiệp vụ mới khi sử dụng phần mềm để làm việc.
- Mô hình dữ liệu (Data Model). Thí dụ mô hình dữ liệu phục vụ nghiệp vụ thu thập thông tin hay xuất báo cáo.
- Cấu trúc và chi tiết các bảng dữ liệu. Thí dụ dữ liệu gốc (Master Data), dữ liệu tra cứu (Dictionary Data) hay dữ liệu nghiệp vụ (Business data)?
- Bản vẽ giao diện thiết kế "thô" các màn hình phần mềm (Wireframe).
- Bản vẽ giao diện thiết kế chi tiết các màn hình phần mềm (Prototype).
- Bản gốc thiết kế đồ họa tổng thể hệ tống (Mockup).
- Bản mô tả tính năng phần mềm, hay còn gọi là thao tác người dùng (User Story, Use Case).
- Bản mô tả kiến trúc phần mềm (System Architecture).
- Tài liệu kịch bản kiểm thử (Test Case).
Để thực hiện được bước này cần có các kỹ năng liên quan đến phân tích nghiệp vụ (Business Analyst, BA) và kỹ năng kiến trúc phần mềm (System Architecture). Chúng tôi khuyên bạn thuê một đơn vị tư vấn ERP để thực hiện công việc này.
7. Lộ trình và ngân sách cho dự án ERP
Một dự án ERP đầy đủ thường kéo dài từ 3-5 năm hoặc hơn tùy theo mong muốn của doanh nghiệp, hoặc tùy theo quy mô và mức độ phức tạp của dự án. Bạn có thể lựa chọn phương án triển khai theo tiêu chí địa điểm (số lượng) hoặc theo tiêu chí về nghiệp vụ (Bán hàng, Marketing, Sản xuất…). Việc mô tả yêu cầu phần mềm sẽ giúp bạn đánh giá được chính xác phạm vi, khối lượng công việc và mức độ khó của dự án ERP, từ đó lên được kế hoạch triển khai về lộ trình triển khai và ngân sách theo từng giai đoạn triển khai.
Đến đây bạn đã hoàn thành việc xây dựng đề bài ERP hay kế hoạch triển khai ERP cho doanh nghiệp của mình.
Sưu tầm
