Tầm hạn quản trị là gì?
Tầm hạn quản trị còn gọi là tầm hạn kiểm soát (Span 0f Control in Management)
Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, bao gồm giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra nhân viên dưới quyền có kết quả.
Về mặt tổ chức: Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp.
Tầm hạn quản trị rộng sẽ ít tầng nấc trung gian và ngược lại tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian.
Đặc trưng của tầm hạn quản trị
- Tầm hạn quản trị có thể thay đổi tùy theo nội dung công việc của người bị quản trị là giống hay khác nhau, đơn giản hay phức tạp.
Chẳng hạn, một tổ chuyên viên thông thường có từ 6 đến 10 người, một tổ học sinh có từ 10 đến 20 em.
- Nếu sản xuất dây chuyền với công nghệ đơn giản thì tầm hạn có thể tăng lên nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát một số đông công nhân. Như vậy tầm hạn quản trị rộng sẽ làm giảm số cấp quản trị và ngược lại.
Tầm hạn quản trị phụ thuộc vào tính chất công việc của nhân viên. Ví dụ trong một doanh nghiệp, sản xuất may mặc có đến hàng trăm công nhân, họ cùng sử dụng các thiết bị máy móc hiện đại tiên tiến và làm cùng một công việc thì số lượng nhân viên được chia trong các nhóm sẽ nhiều hơn, tầm quản trị sẽ rộng.
Ví dụ nếu doanh nghiệp có 20 nhân viên và tầm hạn quản trị là 20 thì doanh nghiệp chỉ có 1 quản trị viên. Nếu tầm hạn quản trị là 5 (tức mỗi nhà quản trị chỉ quản lí được 5 người) thì doanh nghiệp cần có thêm 4 quản trị viên và thêm ít nhất 1 người để quản lí 4 người này, tức tăng thêm 1 cấp quản trị.
Ví dụ trên cho thấy, cùng một số lượng nhân viên nhưng nếu tầm hạn quản trị rộng, doanh nghiệp sẽ có ít tầng trung gian.
- Việc có ít tầng trung gian làm cho bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có năng lực, cấp dưới có trình độ làm việc khá, công việc ít biến động…
- Một số lĩnh vực công nghệ cao, đòi hỏi nhân sự làm việc chủ yếu với chất xám, ví dụ như CNTT, thì tầm quan trị là hẹp vì công việc của mỗi nhân viên rất khác nhau, quy trình làm việc rất phức tạp. Một quản lý dự án chỉ quản lý được 5-7 kỹ sư. Dự án lớn có thể lên tới 20-30 người nhưng rất hiếm.
Phân loại các tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị rộng (cấu trúc phẳng)
Tầm hạn quản trị rộng - Wide Span (còn gọi là cấu trúc phẳng - Flat Organization) sẽ có ít tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, thông tin phổ biến và phản hồi trong nội bộ nhanh chóng, ít tốn kém chi phí trong quản trị. Ít bị tam sao thất bản.
Đối với phạm vi quản lý rộng, các điều kiện sau sẽ tồn tại:
- Người quản lý phải am hiểu về trình độ và năng lực.
- Nhân viên cấp dưới đảm bảo kỹ năng công việc tốt.
- Nhân viên cấp dưới có việc làm ổn định.
- Công việc diễn ra theo đúng kế hoạch và ít biến động.
- Người quản lý cao nhất ủy quyền tất cả các quyết định và hành động cho người quản lý cấp dưới.
Tầm hạn quản trị hẹp (cấu trúc tháp)
Tầm hạn quản trị hẹp - Narrow Span (còn gọi là cấu trúc tháp - Tall Organization) sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân viên để người quản lý có thể tìm ra những biện pháp kiểm soát hữu hiệu nhất. Giới hạn quản lý hẹp tốt nhất là từ 3 đến 9 nhân viên. Đối với các công ty đơn giản, có thể có từ 12 đến 15 nhân viên. Còn đối với những công ty hoạt động với tính chất phức tạp hơn có thể từ 2 đến 3 nhân viên.
Tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, thông tin thường bị méo mó, biến dạng vì phải đi qua nhiều cấp, chi phí quản lí lớn do đó tính hiệu quả thấp.
Ưu điểm:
- Giúp công việc được phân chia rõ ràng hơn
- Giám sát chặt chẽ hơn
- Kiểm soát chặt chẽ hơn
- Lưu thông nhanh giữa cấp trên và dưới
Nhược điểm:
- Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới.
- Đòi hỏi nhà quản trị đó phải giỏi, có tầm nhìn.
- Tốn kém do có nhiều cấp quản trị
- Khoảng cách khá xa giữa cấp cao nhất và cấp thấp nhất.
Tầm nhìn quản trị hình thành một tổ chức linh hoạt với bộ máy tinh gọn
Có liên hệ nào giữa tổ chức tinh gọn, linh hoạt và tầm nhìn quản trị không? Câu trả lời là có.
Nếu tổ chức không đủ linh hoạt để thay đổi tầm nhìn quản trị, tổ chức đó đánh mất cơ hội để tăng cơ hội chuyển đổi mô hình kinh doanh, chuyển đổi số...
Nếu tổ chức thiếu sự tinh gọn trong bộ máy tổ chức, khi sắp xếp lại nhân sự sẽ không có sự kết dính và đồng thuận trong các nhóm nhỏ.
Tại sao ta phải quản lý và làm việc linh hoạt? Điều các doanh nghiệp hiện đại, bất cứ loại hình nào, khởi nghiệp, nhỏ, vừa, lớn cần đó là sự linh hoạt, là khả năng thích ứng với sự thay đổi, khả năng kháng bại để liên tục phát triển, liên tục tiến bộ.
Để trở thành một tổ chức quản lý tốt các mô hình tầm nhìn quản trị linh hoạt, cần thực hiện 3 quy tắc cốt lõi:
Lập kế hoạch tối ưu
Hãy lập kế hoạch đủ để bạn sẵn sàng vứt bỏ và hãy nhớ, tác dụng lớn nhất của việc lập kế hoạch là để một việc được bắt đầu.
Hãy luôn bắt đầu bằng câu hỏi: TẠI SAO? Tại sao ta lại làm việc ta đang làm? Có cần phải làm việc đó hay không? Có cách nào làm tốt hơn không?
Tư duy lập kế hoạch một lần và thực hiện hoàn hảo là tư duy có thể phù hợp trong một hệ thống đơn giản (xây một cái nhà, làm một cây cầu) nhưng hệ thống tổ chức, con người là hệ thống phức tạp và nó sẽ không diễn ra như chúng ta nghĩ. Sự phức tạp của hệ thống thể hiện ở sự Không thể mô tả đầy đủ / Không thể dự đoán trạng thái trong tương lai / Không thể lặp lại kết quả / Không thể dự đoán hành vi nổi lên / Không thể giải thích mọi hiện tượng / Có khả năng thích nghi.
Sơ đồ hóa luồng giá trị
Thông qua sơ đồ hóa luồng giá trị, nhà quản lý xác định, quy hoạch hoặc loại bỏ điểm hạn chế, đồng thời thiết kế lại luồng công việc phối hợp trơn tru hơn.
Là một phần quan trọng của phương pháp tinh gọn, quy trình này đặc biệt hữu ích trong việc tìm và loại bỏ phần thừa.
Tạo quy trình làm việc liên tục
Sau khi nắm vững luồng giá trị, bạn cần đảm bảo quy trình làm việc của từng nhóm diễn ra trôi chảy.
Việc phát triển một sản phẩm, dịch vụ thường yêu cầu nhân sự làm việc theo nhóm liên chức năng. Vì vậy sự cố tắc nghẽn, gián đoạn có thể xuất hiện bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, bằng cách chia công việc tổng thể thành từng bước chi tiết trong quy trình phối hợp, bạn có thể dễ dàng cải tiến việc này.
- Đừng đặt thêm gánh nặng vào công việc; hãy làm cho nó dễ dàng hơn và nhanh hơn
- Đừng để quản lý vượt quá giá trị của công việc
- Xem xét lại hệ thống kiểm soát. Hãy đặt câu hỏi “Chúng ta có cần kiểm soát nhiều như vậy không?
- Bỏ bớt hệ thống kiểm soát, giảm nhẹ chúng để hệ thống hoạt động linh hoạt hơn. Chúng ta có cần sự kiểm soát không?
- Đừng diễn, đừng đóng kịch (mọi người đều biết nó không thật nhưng tất cả đều tán đồng theo).
Nhà quản lý cần làm gì? Một nguyên tắc quan trọng dành cho nhà quản lý là: HÃY BUÔNG VÔ LĂNG
- Để những người thực hiện công việc tự lên kế hoạch và thiết kế công việc của họ.
- Các nhà quản trị đến tận nơi xem, đo lường và phê duyệt công việc thay vì yêu cần nhân viên báo cáo. Đừng bắt mọi người làm công việc tạo ra giá trị phải làm các công việc kiểm soát phi giá trị, hoặc dừng công việc họ đang làm để báo cáo các nhà quản trị.
- Cung cấp các điều kiện làm việc: Thời gian, tài chính, công cụ...
- Tháo gỡ những rào cản, những khó khăn thuộc về hệ thống vượt tầm của người lao động để họ có thể làm việc hiệu quả nhất.
Kết luận
Tầm hạn kiểm soát hẹp hoặc rộng dẫn đến cơ cấu tổ chức phẳng hơn hoặc phân cấp hơn. Mỗi loại đều có những ưu điểm và nhược điểm.
Thông thường trong các doanh nghiệp, chúng ta không thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, vì khi đó sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong xí nghiệp. Một thông tin được truyền từ cấp trên phải quan rất nhiều khâu trung gian dẫn đến thông tin truyền tải bị sai lệch. Chính vì vậy mà tầm quản trị rộng được ưu tiên vì những bộ máy tổ chức gọn nhẹ, đơn giản, dễ truyền tải thông tin. Tuy nhiên do một số yếu tố khác đã đề cập ở trên nó không đơn thuần là việc có bao nhiêu tầng lớp trung gian mà nó liên quan đến tầm hạn quản trị. Nếu tầm hạn quản trị rộng sẽ ít tầng nấc, chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải xác định tầm xem doanh nghiệp mình phù hợp với tầm quản trị nào, để từ đó có những lựa chọn đúng nhất.
Tìm hiểu thêm: Span of Control – Một nhà quản lý nên có bao nhiêu nhân viên trong tầm hạn kiểm soát?
Nguồn: TIGO Solutions
