Chúng tôi muốn giúp bạn và doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc lựa chọn phiên bản SharePoint. Doanh nghiệp của bạn có những mục tiêu cụ thể và những mục tiêu này có thể sẽ thúc đẩy bạn lựa chọn giữa máy chủ tại công ty hay bản on-premise hoặc máy chủ lưu trữ trên đám mây hay bản online.
Đi vào chi tiết về sự khác biệt về cơ sở hạ tầng và các yêu cầu cần thiết cho mỗi giải pháp SharePoint, sự khác biệt về tính năng chính, cũng như sự khác biệt đối với các bên liên quan chính (nhà phát triển của công ty, chuyên gia CNTT và người dùng thành thạo của bạn), có một số cân nhắc cuối cùng cần thực hiện để xem xét trước khi đưa ra các quyết định cuối cùng. Sử dụng mô hình triển khai SharePoint nào rõ ràng không phải là một quyết định đơn giản đối với nhiều công ty.
Tuy nhiên, hãy ghi nhớ mục tiêu của doanh nghiệp của bạn, việc lựa chọn giải pháp SharePoint sẽ rõ ràng hơn rất nhiều.
Sự khác biệt chính giữa SharePoint On-premises so với SharePoint Online
Chúng tôi đã nghe nhiều trường hợp di chuyển lên đám mây của doanh nghiệp, nó như một xu thế của thời đại vậy, nhiều doanh nghiệp chuyển dần cơ sở hạ tầng của mình lên cloud. Nhưng không phải ai cũng muốn (hoặc có thể) cho phép thông tin công ty của họ ra khỏi các máy chủ tại công ty. Sử dụng SharePoint On-premises cho phép doanh nghiệp của bạn trong một thiết lập nội bộ riêng của công ty hiện là một giải pháp khả thi nhất nếu bạn lo ngại về giao dữ liệu thông tin ra ngoài công ty (cho Microsoft).
Lợi ích của SharePoint On-premises là khả năng nó cung cấp để ở trong cơ sở tổ chức của bạn trong khi cũng tận dụng một số khả năng của Office 365 (nay là Microsoft 365). Tuy nhiên, SharePoint Server có một số khác biệt và hạn chế chính khi so sánh với SharePoint Online.
Yêu cầu về tài nguyên
Sự lựa chọn, trong hầu hết các trường hợp, phụ thuộc vào những gì bạn cần và những gì bạn có thể mua được. Trong trường hợp SharePoint On-premises so với SharePoint Online, việc cân nhắc đó là điều quan trọng. Sự khác biệt chính giữa cả hai là để chạy SharePoint On-premises, bạn sẽ cần thêm không gian (theo nghĩa bóng và nghĩa đen) và một nhóm CNTT để duy trì máy chủ, và để thêm các bản cập nhật, hay các bản vá (patch).
Điều này có nghĩa là cần nhiều người hơn và nhiều phần cứng hơn. Với SharePoint Online, tài nguyên nội bộ của bạn được cắt giảm; không có thêm phần cứng để mua, có nghĩa là các chuyên gia CNTT cơ hữu của côgn ty đã có có thể tiếp tục làm việc ở mức năng suất cao nhất của họ (không còn lo về các vấn đề vận hành kỹ thuật SharePoint).
Nơi lưu giữ thông tin doanh nghiệp
Là một doanh nghiệp, nơi thông tin công ty của bạn được lưu trữ có ý nghĩa rất lớn. Một số công ty không muốn hoặc không thể lưu trữ thông tin của họ trên đám mây vì lý do hợp pháp hoặc tuân thủ — vì vậy SharePoint On-premise là lựa chọn rõ ràng phù hợp hơn trong trường hợp này.
Các vấn đề về cập nhật & cơ sở hạ tầng
SharePoint On-premises được duy trì bởi nhóm CNTT của doanh nghiệp và thường xuyên được cập nhật các bản vá lỗi và các bản cập nhật khác, trong khi bản Online nó được cập nhật tự động bởi Microsoft. Tuy nhiên, kích thước và số lượng gói được giảm đáng kể cũng như thời gian downtime cần thiết để chạy các bản cập nhật đã bị loại bỏ trong SharePoint On-premises.
Đây là dấu hiệu cho thấy Microsoft nhận thức được các nhu cầu khác nhau của các công ty và cam kết của họ trong việc cuối cùng tạo ra một nền tảng SharePoint mạnh mẽ và nhẹ nhàng trong bất kỳ nền tảng nào.
Về chi phí & giá thành
Một trong những cân nhắc đầu tiên đối với nhiều doanh nghiệp là những gì cần thiết để thiết lập SharePoint từ quan điểm tài chính. Ở đây, chúng ta đang đi vào câu hỏi Capex vs Opex. Nếu bạn sử dụng giải pháp On-premises, bạn đang xem xét việc mua và bảo trì phần cứng, cùng với chi phí giấy phép (license), v.v. Ngược lại, SharePoint Online là một phần của gói Office 365/Microsoft 365 và được tính phí hàng tháng cho mỗi người dùng.
Nội bộ doanh nghiệp hay Microsoft Master Data Services (MDS)?
Quyết định lựa chọn SharePoint nào cũng sẽ liên quan đến tính liên tục trong kinh doanh, bảo mật thông tin và các tiêu chuẩn tuân thủ. Giải pháp on-premise phụ thuộc nhiều hơn vào khả năng nội bộ của bạn, nhưng nó cung cấp cho bạn quyền kiểm soát trực tiếp hơn đối với thông tin và tiêu chuẩn tuân thủ của doanh nghiệp, trái ngược với việc thông tin được tuân theo các tiêu chuẩn bảo mật của ngành cụ thể hoặc được xác minh bởi các bên thứ ba.
Ngược lại, SharePoint Online tự động dựa vào khả năng dự phòng được tích hợp sẵn của Microsoft cho các trung tâm dữ liệu – Microsoft Master Data Services (MDS).
Sự khác biệt của SharePoint On-premises & Online dưới góc độ developer, IT pro & người dùng thành thạo
Khi so sánh SharePoint On-premise & Online, điều quan trọng cần nhớ là các vai trò và công cụ đã thay đổi. Vai trò quản trị Farm-level administration không còn nữa và giao diện người dùng đã được sắp xếp hợp lý cho các tác vụ thông thường. Một số thứ bạn có thể quen nhìn thấy trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên ở On-premise đã thay đổi.
Những gì chúng ta có thể nói là SharePoint trên đám mây hay bản Online đã trở thành bộ mặt của Microsoft trong quá trình chuyển đổi của công ty sang một doanh nghiệp ưu tiên trên nền tảng đám mây, ưu tiên cho thiết bị di động và như vậy, SharePoint On-premises, mặc dù vẫn còn phù hợp, ngày càng trở thành một cái gì đó của trước đây.
Sự khác biệt đối với developer
Nền tảng SharePoint là một công cụ ngày càng năng động. Nó phải như vậy, để bắt kịp với nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp. Các tùy chọn dành cho doanh nghiệp về cách họ muốn định cấu hình và chạy SharePoint có thể được chia thành ba chiến lược riêng biệt cần được xác định rõ ràng:
- Phương pháp tiếp cận on-premises truyền thống.
- Chuyển sang đám mây qua SharePoint Online và Office 365/Microsoft 365.
- Hoặc một lựa chọn thứ ba, hybrid.
Level of trust
Việc tạo giải pháp tùy chỉnh giờ đây dễ dàng đạt được hơn nhiều với sự ra đời của mô hình bổ trợ /add-in model (trước đây là mô hình ứng dụng/app model) dành cho các giải pháp Full Trust. Đối với SharePoint On-premises, mô hình bổ trợ cho phép các tùy chỉnh tương thích với đám mây và có thể chạy bên ngoài quy trình SharePoint. Vì vậy, đối với SharePoint On-premises, Online hoặc hybrid, tùy chỉnh là một quá trình đơn giản.
Các giải pháp tin cậy hoàn toàn (Full trust farm solutions) sẽ vẫn được hỗ trợ đầy đủ trong SharePoint 2016 On-premises, nhưng đây không phải là chiến lược chính xác được đề xuất vì những giải pháp này sẽ không được sử dụng trên đám mây trong bất kỳ quá trình di chuyển nào trong tương lai. Mô hình bổ trợ hoạt động khác với sự tin tưởng hoàn toàn (Full Trust) và các nhà phát triển sẽ cần phải thích ứng với quá trình chuyển đổi. Sau khi làm như vậy, các nhà phát triển (developer) sẽ có thể làm cho các tùy chỉnh SharePoint sẵn sàng cho đám mây ngay cả từ một nền tảng dựa trên cơ sở on-premise.
Sự phát triển của SharePoint Online & Office 365 (Microsoft 365)
Microsoft đã giúp việc phát triển ứng dụng SharePoint Online dễ dàng hơn bằng cách xây dựng cơ sở hạ tầng dịch vụ ứng dụng, cho phép nền tảng Azure như một dịch vụ (PaaS) và Azure Cloud Services (ACS). Rõ ràng là Microsoft có tầm nhìn về Office 365 (nay là Microsoft 365) như một nền tảng dành cho nhà phát triển. Họ đã dành rất nhiều thời gian và cải tiến cho việc này, bao gồm cả việc cung cấp các API cho portal của Groups và NextGen. Có lẽ điều thú vị nhất trong số này là Microsoft Graph — chính thức là API hợp nhất Office 365/Microsoft 365.
Lợi thế của Graph đối với developer, IT pro & người dùng thành thạo là tập trung vào tốc độ và sức mạnh cho phát triển năng suất, cho phép:
- Nhóm CNTT có thể nhanh chóng xây dựng các giải pháp cho nhân viên.
- Các nhà phát triển/developer có thể xây dựng trải nghiệm xã hội nội tuyến.
- Đối tác có thể tùy chỉnh trải nghiệm Office của họ và mở rộng ứng dụng với dữ liệu Office 365/Microsoft 365.
Các lợi thế lớn mà trước đây không có là:
- Microsoft API endpoint hợp nhất để truy cập các khả năng của đám mây Microsoft.
- Quyền truy cập vào dữ liệu trong đám mây.
- Truy cập thông minh và thông tin chi tiết từ đám mây.
Chỉ riêng những lợi thế này có thể thuyết phục các nhà phát triển/developer SharePoint truyền thống bắt đầu điều chỉnh Microsoft Graph cho cả SharePoint On-premise và tùy chỉnh Online.
Đối với IT Pro
MinRole là một tính năng được giới thiệu với SharePoint 2016 cho phép quản trị viên farm (farm administrators) SharePoint xác định vai trò của từng máy chủ trong cấu trúc liên kết farm (farm topology). SharePoint tự động định cấu hình từng máy chủ dựa trên vai trò và hiệu suất của farm dựa trên cấu trúc liên kết đó.
Khi chúng ta nói về vai trò máy chủ, chúng ta muốn nói đến giao diện người dùng, ứng dụng, bộ nhớ đệm phân tán/distributed cache, tìm kiếm, tùy chỉnh, farm của một máy chủ.
Có 3 lợi ích chính của MinRole:
- Triển khai đơn giản: Bằng cách triển khai farm của bạn trong cấu trúc liên kết/tôplogy MinRole, bạn không phải quan tâm đến việc dịch vụ nào sẽ được bắt đầu trên dịch vụ nào. Thay vào đó, hãy tập trung vào chức năng trong farm của bạn.
- Cải thiện hiệu suất và độ tin cậy: Các dịch vụ SharePoint đã được tối ưu hóa cho MinRole dựa trên nhiều năm phân tích hiệu suất từ SharePoint ở quy mô Internet; bao gồm CPU, bộ nhớ, disk I / O và độ trễ mạng. Bằng cách triển khai farm của bạn trong cấu trúc liên kết/tôplogy MinRole, bạn sẽ giảm độ trễ mạng và tăng độ tin cậy.
- Hiệu suất và khả năng mở rộng farm đơn giản hơn: Bằng cách triển khai trang trại của bạn trong cấu trúc liên kết MinRole, bạn sẽ có thể tận dụng các hướng dẫn lập kế hoạch để có thể dự đoán tốt hơn. Nếu bạn cần thêm máy chủ, SharePoint sẽ tự động định cấu hình cho bạn.
Đối với người dùng thành thạo
Khi nói đến người dùng cuối và sự khác biệt của SharePoint Online so với Onprimises, hãy ghi nhớ mục tiêu của tổ chức bạn là gì?. Bạn cũng có thể muốn nghĩ xem ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý SharePoint và điều đó sẽ như thế nào khi bạn chuyển từ mô hình On-Premises sang mô hình hybrid và có thể xa hơn là đám mây hay Online.
Các doanh nghiệp nhận thấy rằng để thành công hơn họ cần phải có những năng lực nhất định; quy mô doanh nghiệp, khả năng cộng tác v.v… Với Office 365/Microsoft 365, những gì Microsoft đã cố gắng làm là đơn giản hóa các vấn đề chung về quản trị và quản lý SharePoint.
Giới hạn về quy mô
Một điều cần được xem xét nhiều hơn với SharePoint Online là giám sát dữ liệu đang nở ra để tránh đạt đến giới hạn dung lượng. SharePoint Online là một tài nguyên online và là một thành phần của Office 365/Microsoft 365, do vậy, bạn có thể sẽ phải quản lý một loạt các công cụ khác nữa như Exchange Online và OneDrive và các vấn đề về dung lượng & hiệu suất phải được phân tích & giám sát kỹ hơn.
Quản lý với PowerShell
Việc quản lý bằng PowerShell sẽ ít dùng hơn ở SharePoint Online so với SharePoint On-premises.
Đơn giản hóa quản lý hồ sơ người dùng
Với SharePoint Online, bạn không cần thực hiện đồng bộ hóa nữa. Người dùng được kéo vào Office 365/Microsoft 365 và tự động đồng bộ hóa với Active Directory của bạn, đây là một trải nghiệm tương tự với On-premises.
Sự khác biệt về cơ sở hạ tầng & các lựa chọn mua
Đã đến lúc tập trung vào một số lựa chọn và quyết định mà bạn có thể phải đối mặt khi quyết định SharePoint On-premise hay Online phù hợp với mình.
Cơ sở hạ tầng cho SharePoint Server
Có rất nhiều điều phải suy nghĩ liên quan đến cơ sở hạ tầng cho SharePoint On-premises (điều này chắc bạn đã biết). Như đã là một chủ đề xuyên suốt bài đăng này, SharePoint Server yêu cầu một máy chủ tại chỗ (on-premises) và một nhóm CNTT để duy trì hoạt động bằng các bản cập nhật và bản vá thường xuyên.
Nhưng có lẽ bạn nên tìm hiểu kỹ hơn một chút về kỹ thuật và xem yêu cầu về cơ sở hạ tầng này có ý nghĩa như thế nào trong điều kiện thực tế.
Yêu cầu hệ điều hành
Để sử dụng SharePoint On-premises, bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Chi tiết yêu cầu hệ thống SharePoint Server
- Windows Server 2012 R2
- .NET Framework 4.5.2 or above
- All prerequisites installed from the Prerequisites Installer
- SQL Server 2014
Cơ sở hạ tầng của SharePoint Online
Về lý thuyết, việc triển khai SharePoint Online không có yêu cầu về cơ sở hạ tầng — đó là một trong những lợi thế của giải pháp này. Tuy nhiên, trên thực tế, bạn vẫn cần thực hiện tác vụ di chuyển lên đám mây. Điều đó cũng có nghĩa là ở cấp độ kinh doanh, bạn cần suy nghĩ về cách bộ phận CNTT của bạn sẽ thay đổi hoặc cơ cấu lại cách hoạt động.
Liệu có sự sa thải những nhân viên duy trì hoạt động của SharePoint On-premises khi chuyển sang đám mây không? Hoặc có lẽ bạn sẽ giữ những nhân viên CNTT này nhưng sẽ phải tìm việc khác cho họ? Mặc dù “yêu cầu cơ sở hạ tầng bằng không” nghe có vẻ dễ dàng nhưng nó lại không hề như thế trên thực tế.
Lựa chọn Hybrid
Hybrid yêu cầu kết hợp cả cơ sở hạ tầng On-premises và cơ sở hạ tầng Online. Bạn sẽ vẫn cần máy chủ tại chỗ của mình và đội ngũ CNTT để duy trì nó (mặc dù không quá nhiều) và bạn sẽ cần kết nối Internet ổn định nhất, tốc độ cao để hưởng lợi từ việc tận dụng sức mạnh cộng tác của Office 365/Microsoft 365; cũng như cần xây dựng một cách ‘kết hợp’ mới để giám sát cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, truy cập và giữ an toàn.
Người dùng cần lưu ý rằng đó là hệ thống một chiều; nếu họ sử dụng tìm kiếm trong SharePoint On-premises, chỉ những kết quả ở local hiển thị.
Quyết định di dời lên cloud hay không thay đổi cả hệ sinh thái CNTT của doanh nghiệp
Tính khả dụng của việc duy trì On-premises với SharePoint Server trong khi tận dụng sức mạnh trực tuyến của Office 365/Microsoft 365 – tức lựa chọn Hybrid, đối với nhiều người, có thể là giải pháp hoàn hảo. Câu hỏi đặt ra là liệu nó có thể hoạt động như một sự thỏa hiệp tuyệt vời hay hàm chứa nhân đôi những khuyết điểm của cả On-premises & Online ?
Cuối cùng, sự lựa chọn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu, hướng đi và chiến lược kinh doanh của bạn. Bằng cách tính đến các yếu tố khác nhau này, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định phản ánh thực tế hiện tại của doanh nghiệp và đưa ra lựa chọn phù hợp với yêu cầu.
Nguồn: VinSEP
