Trong một khảo sát của tạp chí Havard Business Review (Hoa Kỳ) tiến hành với 182 giám đốc điều hành từ các ngành khác nhau, chỉ có 17% cho biết rằng các cuộc họp tại công ty mình nói chung là có hiệu quả; trong khi 65% khẳng định, họp làm ảnh hưởng tới công việc cá nhân!
Xem thêm: Điều hành họp dĩ bất biến ứng vạn biến
Chuyện ở nước ngoài đã vậy, còn ở Việt Nam thì sao, và một cuộc họp thất bại ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào? Doanh Nhân ghi nhân ý kiến của các chuyên gia hiệu suất, cùng các nhà quản lý trung - cao cấp để trả lời câu hỏi này.
1. Lãng phí thời gian: Tác hại rõ nhất của việc họp không hiệu quả là thời gian của cá nhân và tổ chức bị hao phí. Cựu quản lý cấp cao của một tập đoàn nước ngoài nói với Doanh Nhân rằng, trong cuộc họp bàn về vấn đề nhân sự, lãnh đạo yêu cầu mời thêm giám đốc kinh doanh, giám đốc tài chính tham gia với hi vọng sẽ có góc nhìn mới. Tuy nhiên vì họ không am hiểu về nội dung nhân sự, nên người trình bày mất rất nhiều thời gian để giải thích về chuyên môn và phương án. Họ chỉ ngồi im hoặc thi thoảng được yêu cầu cho ý kiến thì phát biểu theo lối “vô thưởng vô phạt”. Khi mọi người không đóng góp vào cuộc thảo luận hoặc không hiểu những gì đang diễn ra, trí tuệ và sáng tạo sẽ trôi đi mất cùng sự lãng phí thời gian của tất cả.
2. Ảnh hưởng tới hiệu quả công việc: Nhiều cấp quản lý được yêu cầu dự họp vì lãnh đạo và các cá nhân khác muốn họ có mặt (dự khán, tham khảo, kiểm tra chéo,…), nhưng thực tế lại không đóng vai trò gì tại cuộc họp, dẫn tới phí phạm hiệu suất công việc cá nhân. Việc họp quá nhiều cũng làm cho các cấp quản lý không còn “tay - chân” nào để theo sát và kiểm soát công việc tại bộ phận. Theo lời kể của một nhân sự nhiều năm làm quản lý cấp trung, qua một cuộc khảo sát ở tập đoàn, tất cả quản lý đều xác nhận “hơn 70% thời gian trong ngày là đi họp”. Cả tuần nhân viên không nhìn thấy người quản lý, tiến độ công việc không được ai kiểm tra, đánh giá kịp thời.
3. Gây tâm lý xấu: Theo ông Hoàng Trung Dũng, nhà sáng lập học viện Chiến lược Nhân sự Kingsman, thiệt hại lớn nhất của tổ chức khi họp không hiệu quả là những con người nhiệt huyết lâu dần sẽ sinh chán nản, mất đi sức sáng tạo và không còn giữ được sự tập trung trong công việc. Điển hình là các cuộc họp mà người thuyết trình đọc nguyên văn nội dung trên màn hình trình chiếu, trong khi tư liệu này đã được gửi tới toàn bộ thành viên dự họp trước đó 3 ngày. Thêm nữa, tình trạng “tôi đúng, anh sai”, đổ lỗi lẫn nhau là rất phổ biến. Thực trạng này không những đưa cuộc họp sớm đi vào thất bại mà còn làm mất đoàn kết nội bộ công ty.
Những dấu hiệu của một cuộc họp thất bại
* Kéo dài miên man
* Một vấn đề rải ra nhiều cuộc họp
* Thành phần tham dự lộn xộn
* Nội dung không nhất quán
* Chủ đề lặt vặt
* Chỉ một người nói, còn lại chịu trận
* Bắt đầu và kết thúc không có thời gian định trước
* Nhắc đến họp là ai cũng “ngán”
