Hợp đồng theo thời gian và vật liệu (T&M) là một thuật ngữ chuẩn hay gặp trong hợp đồng xây dựng, phát triển sản phẩm (thí dụ phần mềm) hoặc bất kỳ công việc nào khác mà người sử dụng lao động đồng ý trả cho nhà thầu dựa trên thời gian nhân viên của nhà thầu và nhân viên của nhà thầu phụ để thực hiện công việc. Thời gian và vật liệu thường được sử dụng trong các dự án không thể ước tính chính xác quy mô của dự án hoặc khi dự kiến các yêu cầu của dự án rất có thể sẽ thay đổi.
T&M giả định trước khách hàng thanh toán cho phạm vi công việc thực tế dựa trên tỷ lệ lao động theo giờ. Khách hàng được tính phí cho số giờ dành cho một dự án cụ thể, cộng với chi phí vật liệu. Ưu điểm chính của mô hình T&M là tính linh hoạt và cơ hội để điều chỉnh các yêu cầu, chuyển hướng, thay thế các tính năng và thu hút người dùng nhanh chóng tham gia kiểm định (validate) các tính năng sản phẩm mà không cần chờ đến khi xong hoàn toàn dự án rồi mới "launching".
Đối với loại hợp đồng này Buyer trả tiền theo giờ hoặc theo đơn vị vật tư. T&M thường dùng khi kết quả cuối cùng chưa thể xác định khi hợp đồng được ký kết. Nó có những yếu tố như hợp đồng giá cố định (theo giờ) và hợp đồng hoàn trả chi phí (chi phí nguyên vật liệu).
Thí dụ về hợp đồng T&M: 100 $ một giờ công + 5 $ cho mỗi mét gỗ.
Trong dự án phần mềm, vật tư bao gồm: bản quyền thư viện bên thứ 3, chi phí kết nối dịch vụ bên thứ 3, chi phí mua plugin từ chợ ứng dụng.
Nếu bạn trả tiền cho ai đó theo loại hợp đồng này, ví dụ trả theo giờ. Bất kể năng suất làm việc, bất kể họ làm cái gì, bạn có thực sự muốn áp dụng loại hợp đồng này trong thời gian dài? Nhớ rằng, lợi nhuận của Seller đã được tính vào đơn giá (ví dụ theo giờ) nên loại hợp đồng này không khuyến khích họ làm nhanh hơn, hiệu quả hơn. Đây là lý do mà loại hợp đồng T&M chỉ thích hợp cho những việc giá trị nhỏ, thời gian ngắn. Để chắc chắn chi phí không vượt ngân sách, Buyer thường thêm chữ “không vượt quá” vào hợp đồng. Đây là loại hợp đồng có chi phí rủi ro trung bình so sánh với Fixed Price Contract và Cost Reimbursable contract.
Đối với hợp đồng T&M, nhà thầu sẽ phải thường xuyên lập hóa đơn cho nhân công.
Một số dự án phát triển phần mềm phù hợp hơn với mô hình định giá theo thời gian và vật liệu. Bởi vì việc lập hóa đơn phụ thuộc vào chi phí công việc theo giờ nên doanh nghiệp sẽ có nhiều quyền can thiệp hơn khi áp dụng phương thức này.
Mô hình T&M tạo nhiều điều kiện linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp đang outsource dự án của họ, bởi chi phí cố định duy nhất trong hoàn cảnh này là mức lương theo giờ của kỹ sư, mức tính tiếp theo sẽ nằm ở chi phí vật liệu. Bên cạnh đó, họ có thể đưa ra những thay đổi kịp thời để đảm bảo chất lượng, tiến độ, cùng một số ưu điểm sẽ được liệt kê dưới đây.
Đặc điểm của hợp đồng T&M
- Phù hợp với các yêu cầu động (dynamic requirements) và các hoạt động phức tạp, không thể đoán trước
- Sự lựa chọn hợp tình, hợp lý cho các dự án có phạm vi không thể xác định được.
- Phương thức linh hoạt, dễ dàng đồng thuận với nhà thầu để đưa các yêu cầu mới vào phạm vi.
- Có tính linh hoạt cao và hiệu quả trong phân bổ nguồn vốn vì các nguồn lực và thời gian được tận dụng tương xứng với các yêu cầu thay đổi
Ưu điểm của hợp đồng T&M
- Tính linh hoạt: Điều thú vị nhất của mô hình này là doanh nghiệp có thể thực hiện những thay đổi trong dự án dễ dàng hơn. Bởi lẽ sự linh hoạt vốn là đặc thù của ngành công nghệ phần mềm.
- Tiết kiệm thời gian: Khả năng tùy chỉnh các yêu cầu dự án một cách linh hoạt giúp tiết kiệm một khoản thời gian đáng kể, và tổng thể cũng khiến chi phí được bớt đi khi tính số giờ làm việc của những người có liên quan.
- Chi phí làm việc theo giờ: Tuy khiến doanh nghiệp phải tính toán một chút cho ngân sách, song tính số giờ làm việc nhìn chung giúp tiết kiệm chi phí hơn.
- Rủi ro thấp cho nhà cung cấp.
- Giảm quy trình cồng kềnh: Dự án khởi động nhanh hơn. Soạn hợp đồng nhanh hơn. Hai bên không cần chờ chấp thuận bản kế hoạch hoàn hảo.
- Quản trị nhân sự linh hoạt: Là lựa chọn tốt khi bạn muốn thuê thêm người bổ sung vào số nhân viên hiện có.
Cân nhắc điều gì khi lựa chọn mô hình T&M?
Định giá dự án theo T&M luôn là một điều đáng hoan nghênh khi lựa chọn mô hình ngân sách. Song nhà thầu hãy dành một khoảng thời gian để chuẩn bị kỹ càng trước khi tiến hành, có một số gợi ý dành cho bạn đọc như sau:
- Hãy chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, bởi đơn vị outsource sẽ cần biết rõ những điều khoản liên quan đến tiền công theo giờ và chi phí nguồn lực.
- Dành thời gian tìm hiểu về chi phí không chỉ cho các develirables hữu hình mà còn cả công nghệ được ứng dụng.
- Dành thời gian ngồi họp trước với doanh nghiệp để hiểu rõ mong muốn và cách làm việc của họ, đặc biệt là mục tiêu (objective) của dự án.
Khi nào nên lựa chọn mô hình T&M?
Định giá theo T&M là một cách làm còn khá mới mẻ đối với nhiều người, vì vậy việc đưa ra quyết định ngay lập tức chưa chắc đã là một điều dễ dàng. Có một số điều kiện rõ ràng mà có thể khiến ta áp dụng T&M ngay, đó là:
Các dự án lâu dài, yêu cầu cao: Công việc có tính chất phức tạp sẽ yêu cầu nhiều sự thay đổi ở giữa quá trình, và đây chính là ưu điểm của việc định giá theo công sức của mọi người và số tiền dồn vào nguồn lực cho họ.
Dự án yêu cầu tính linh hoạt: Không chỉ thấy ở những dự án phức tạp, bất kỳ công việc nào cũng yêu cầu một sự linh hoạt nhất định để đảm bảo chất lượng luôn ở mức tốt nhất. T&M phù hợp với các dự án phần mềm áp dụng quy trình Agile/Scrum.
Chi phí và thời gian chưa thể ước tính ngay: Có một số dự án khó để định trước ngân sách cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành. Từ đó ta sẽ thấy ưu điểm lớn của mô hình T&M hơn là làm một bản hợp đồng cố định giá.
Doanh nghiệp chỉ muốn chi trả cho số giờ làm việc cụ thể: Nhiều công ty có sẵn các đội ngũ in-house có thể đảm nhiệm một phần công việc hoặc họ muốn bàn giao dự án cho đối tác khác. Khi đó họ chỉ cần trả lương giờ cho đơn vị outsource trước đấy. Điều này chỉ có thể áp dụng cho mô hình T&M.
Làm thế nào để áp dụng mô hình T&M đúng cách?
Bản thân mô hình định giá T&M cho dự án đã là một cách thức có hiệu quả. Việc lên kế hoạch tỉ mỉ và cân nhắc kỹ những điều khoản liên quan đến hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí hơn nữa, một số gợi ý để bạn đọc có thể hình dung cách áp dụng T&M hiệu quả là:
Chuẩn bị những thông số cần thiết: Với mô hình T&M, chúng ta chỉ cần một đến hai tuần đầu để vạch ra yêu cầu cụ thể cho dự án. Nhưng hãy đảm bảo điều này được làm cẩn thận để nhóm kỹ sư nắm rõ những tiêu chí cần đạt một cách hiệu quả nhất.
Nghiên cứu: Không ngừng nghiên cứu kỹ càng để tìm ra nhân sự phù hợp nhất cho dự án.
Đặt đúng câu hỏi: Trong quá trình chiêu mộ những nhân sự cần thiết, hãy dành nhiều thời gian phỏng vấn sâu để biết rằng họ có kinh nghiệm làm việc ra sao, thành thạo những loại công cụ hỗ trợ nào cũng như phong cách phối hợp nhóm để đạt được mục tiêu.
Xem xét thành quả công việc của nhóm outsource: Portfolio là cách để doanh nghiệp có thể đánh giá nhanh trình độ của những đối tác họ đang hướng đến, đồng thời kiểm tra mức độ tương đồng trong các dự án cũ của họ với hướng đi hiện tại của công ty có thực sự trùng khớp nhau hay không.
Lên kế hoạch hợp tác: Sau khi đã chọn ra đối tác phù hợp nhất, hãy dành thời gian bàn bạc hướng đi để đảm bảo đôi bên luôn hiểu rõ nhu cầu công việc của nhau.
Cần lưu ý về những rủi ro nào của hợp đồng T&M?
- Rủi ro được chia đều giữa các bên.
- Cần thương lượng tỷ lệ chia sẻ rủi ro.
- Nhà cung cấp được khuyến khích giao hàng sớm và được bảo hiểm chi phí trong trường hợp vượt quá chi phí dự kiến.
- Khách hàng giữ quyền kiểm soát công việc tồn đọng và có quyền tự do yêu cầu thay đổi.
- Có khả năng xảy ra một số bất đồng xung quanh nếu thay đổi là một phần của hợp đồng cốt lõi.
- Mặc dù là hợp đồng linh hoạt, tuy vậy các thay đổi vẫn nên được xem xét cẩn thận.
- Trong trường hợp chi phí vượt trội, hai bên cần có sự thương lượng về khối lượng và chất lượng công việc.
Câu hỏi: You are negotiating with a contractor for additional staff augmentation - a number of software developers and a few testers. As a buyer you dont quite have the exact statement of work ready. What kind of contract is MOST appropriate for this kind of work ?
A. Time and Materials - T and M
B. Cost plus fixed fee – CPFF (hợp đồng cộng vốn vào phí cố định)
C. Firm Fixed Price Contract - FFP
D. Fixed Price Incentive Fee Contracts - FPIF
A is the correct answer.
As the nature of work is not quite clear and this deals with contracting additional staff - the best choice of contract is T and M. Fixed price contracts are applicable where scope of work is quite clear which is not the case here. Here choosing a Cost-reimbursable contract makes no sense - since the unit rate of staff can be determined and agreed between you and the seller - so the best option is A - T and M.
Xem thêm: Hợp đồng bù trừ chi phí (cost reimbursable contract) là gì?
