Kỹ thuật thực hiện song song các hoạt động (Fast tracking) là gì?

Log in or register to post comments

Fast Track là gì?

Thực hiện song song các hoạt động trong tiếng Anh được gọi là Fast tracking. Nói cách khác Fast Tracking là làm tắt, bỏ qua một số công đoạn.

Thực hiện song song các hoạt động là một kĩ thuật đẩy nhanh tiến độ bằng cách chuyển các giai đoạn hoặc các công việc từ thực hiện một cách tuần tự sang thực hiện một cách đồng thời song song. Đây là phương pháp được ưa chuộng khi cần "nén" tiến độ đến mức tối ưu nhất có thể, nói cách khác là đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án.

Do các hoạt động diễn ra song song nên sẽ cần có chất "keo dính" giữa các hoạt động này để đảm bảo dự án vận hành trơn tru. Trong sơ đồ dự án có những công việc ảo (dummy tasks) đảm nhận các vai trò như vậy.

Một kĩ thuật tương đối phổ biến áp dụng trong đẩy nhanh tiến độ dự án là chuyển mối quan hệ thực hiện giữa các hoạt động từ mối quan hệ hoàn thành - bắt đầu sang mối quan hệ bắt đầu - bắt đầu với một độ trễ nhất định.

Thuật ngữ liên quan

Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án là việc rút ngắn thời gian thực hiện dự án nhưng không làm thay đổi phạm vi dự án để đáp ứng các ràng buộc về tiến độ thực hiện, đáp ứng yêu cầu phải hoàn thành dự án vào một thời điểm nhất định, hoặc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác về tiến độ thực hiện.

Tăng tốc tiến độ dự án với kỹ thuật Fast track. Sự xuất hiện của các công việc giả giúp quá trình tăng tốc tiến độ dự án được suôn sẻ, không vấp, không xung đột hay mâu thuẫn với nhau.

Ví dụ

Trong một dự án xây dựng, giai đoạn xây móng thường chỉ tiến hành sau khi đã hoàn thành tất cả các bản vẽ thiết kế chi tiết.

Tuy nhiên để đẩy nhanh tiến độ thực hiện thì giai đoạn xây móng có thể bắt đầu triển khai khi đã hoàn thành các bản vẽ thiết kế phần móng chi tiết.

Hoặc trong các dự án làm đường, việc lắp đặt đường ống được thực hiện cuốn chiếu liên tục cũng góp phẩn đẩy nhanh tiến độ thực hiện.

Ví dụ một dự án lắp đặt đường ống thường trải qua ba công đoạn kế tiếp nhau như: đào hào, lắp đặt đường ống, lấp đất và xây dựng để trả về nguyên trạng.

Tuy nhiên trình tự thực hiện ba công đoạn có thể thay đổi, ví dụ, vào bất cứ thời điểm nào cũng có nhóm thợ đào hào, nhóm thợ lắp đặt đường ống, nhóm thợ lấp đất và xây dựng lại nguyên trạng đồng thời cùng làm việc cuốn chiếu một cách liên tục.

Trong lĩnh vực phần mềm, các dự án sẽ có những thời điểm cần "fast track". Thí dụ các chức năng nghiệp vụ được thiết kế và xây dựng ngay từ đầu mà không cần chờ hoàn thiện module "Đăng ký và đăng nhập tài khoản". Các kỹ sư phần mềm có thể làm giả lập các chức năng của Tài khoản người dùng thông qua các đối tượng ảo (mock object cho các chức năng Tài khoản). Nhiều kỹ thuật khác được sử dụng để tăng tốc quá trình kiểm thử sản phẩm như "scaffolding" (giàn giáo dùng tạo ra dữ liệu test, tương tự như giàn giáo trong xây dựng).

Yêu cầu

Thực hiện đồng thời song song các hoạt động đòi hỏi phải phối hợp hoạt động giữa các thành viên tham gia rất chặt chẽ và trong nhiều trường hợp có thể dễ dẫn đến rủi ro phải làm lại do gặp vấn đề về chất lượng công việc.

Ưu và nhược điểm

Ưu điểm

Là kỹ thuật nén tiến độ bằng cách thực hiện các hoạt động song song với nhau (một phần hoặc toàn bộ) để rút ngắn thời gian.
Các hoạt động được thực hiện song song nên cần phân tích kỹ để đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và cả hai hoạt động có thể thực hiện đồng thời cùng lúc với nhau (có thể chồng chéo một phần hoặc toàn bộ hoạt động).
Kỹ thuật này thông thường không cần thêm nguồn lực bổ sung khác. Các nhân sự làm thêm giờ (Overtime) hoặc cố gắng một chút (go extra miles) để cuối năm lấy thành tích KPI. Nguyên tắc: Làm sớm nghỉ sớm.

Nhược điểm:

Fast-Tracking có thể tạo ra thêm rủi ro, không tránh khỏi nhiều vấn đề "dẫm chân lên nhau", "xung đột trong chính bản thân công việc"...
Thiếu kiếu thức về quy trình làm dự án, hoặc không hiểu về bản chất đường găng (Critical Path - có thể coi là "long mạch" của dự án) sẽ dẫn đến nhiều khủng hoảng trầm trọng khác còn tồi tệ hơn là giữ tiến độ như ban đầu.
Nếu nhân sự có kỹ năng giao tiếp kém, trong điều kiện căng thẳng có thể dẫn đến sai lầm, làm xấu đi mối quan hệ trong nhóm và tiến độ tưởng nhanh lại hóa ra "chậm". Lợi bất cập hại.
Không phải mọi dự án đều có thể thực hiện theo lộ trình nhanh. Và nếu khách hàng không nhận thức được sự phức tạp liên quan đến việc giải quyết vấn đề "bé xé ra to" trong tình trạng căng thẳng, các nhà thầu có nguy cơ bị tổn hại về danh tiếng của chính họ.