As-is là trạng thái hiện tại (“now” state). To-be là trạng thái tương lai mong muốn (“desired future” state). Đây là các thuật ngữ thường gặp trong “Yêu cầu chuyển đổi và sẵn sàng” - một trong số các loại Tài liệu yêu cầu.
Xem thêm:
- Phân tích nguyên trạng (AS-IS) là gì?
- Vì sao cần phân tích lỗ hổng (Gap Analysis) trước khi triển khai dự án phần mềm?
Khi Project Manager và project team làm việc với dự án, đặc biệt các dự án thuộc về phần mềm hay quy trình kinh doanh sẽ có sử dụng thuật ngữ As-Is và To-Be. Đây là thuật ngữ đơn giản thường được sử dụng trong quy trình phân tích nghiệp vụ (Business Analysis).
Trước khi bạn có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào cho một quy trình, bạn nên có một ý tưởng rõ ràng về cách thức hoạt động của nó bây giờ (“now” state), cũng như nó sẽ như thế nào sau khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với quy trình đó (“desired future” state).
Bạn cũng có thể gặp thuật ngữ "As-is" trong kinh doanh, bán hàng. Một chiếc máy tính cũ tại cửa hàng có dòng chữ "As-is", có nghĩa là giữ nguyên hiện trạng, cửa hàng không có trách nhiệm bảo hành, sửa chữa nếu không may máy tính gặp sự cố (không thể dự đoán). Rủi ro thuộc về người mua, vì bản thân người bán cũng không thể chẩn đoán được các vấn đề tiềm ẩn của hàng hóa, do đó có sao bán vậy. Vì chấp nhận rủi ro nên giá hàng hóa loại này thường khá rẻ.
Tương tự như vậy, nếu tài liệu bàn giao sản phẩm phần mềm có ghi "Software is provided 'AS IS' and...", bạn sẽ hiểu là "nguyên trạng". Phần mềm được cung cấp "có sao dùng vậy", không bao gồm các bản vá (patch) hay bản nâng cấp (nếu có).
Sự khác nhau giữa As-is và To-be trong quản lý dự án
Khi Giám đốc dự án và đội nhóm dự án tiến hành Thu thập yêu cầu dự án (Collect Requirements) thì sẽ tạo ra Tài liệu yêu cầu (Requirements documentation). Quy trình Thu thập yêu cầu là quy trình xác định, ghi chép và quản lý các nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan để đáp ứng các mục tiêu. Tài liệu yêu cầu trong Quản lý dự án mô tả cách từng yêu cầu cá nhân đáp ứng nhu cầu kinh doanh cho dự án.
“Yêu cầu chuyển đổi và sẵn sàng” là một trong số các loại Tài liệu yêu cầu. Chúng mô tả các khả năng tạm thời, chẳng hạn như các yêu cầu đào tạo và chuyển đổi dữ liệu, cần thiết để chuyển từ trạng thái hiện tại (“as-is” state) sang trạng thái tương lai mong muốn (“to-be” state).
As-Is: Hệ thống phần mềm, quy trình, tài liệu, thủ tục hiện tại đang sử dụng tại khách hàng. Eg: Current as-is; as-is process …
To-Be: Hệ thống phần mềm, quy trình, tài liệu, thủ tục tương lai sẽ sử dụng sau khi dự án triển khai xong.
Nếu bạn gặp ký hiệu TBD (To-Be-Determined), thì đó là yêu cầu chưa thể xác định, có thể là yêu cầu trong tương lai.
Thông thường các thuật ngữ này gặp nhiều trong các workshop để lấy yêu cầu nghiệp vụ BRD (Business Requirements Development). Sử dụng mô hình BPMN (Business Process Modeling Notation) rất được ưu chuộng khi diễn ra quy trình hệ thống.
Sự khác nhau giữa As-is và To-be trong quản lý danh mục
Góc nhìn tích hợp về Chiến lược danh mục tổng thể sẽ thể hiện tình trạng hiện tại “as-is” và tầm nhìn tương lai “to-be”, trong đó tình trạng hiện tại as-is và tầm nhìn tương lai to-be sẽ nằm ở hai phía của phổ.
Thí dụ về As-is và To-be trong dự án phần mềm
Tham khảo:
https://www.visual-paradigm.com/tutorials/as-is-to-be-business-process.jsp
