"As Is" là gì?
"As is" nghĩa là "Có thế nào bán thế nấy", sản phẩm có thể tốt, có thể bị hỏng hay có lỗi. Người bán chỉ chịu trách nhiệm những gì mình mô tả hàng hóa, ngoài ra không chịu trách nhiệm gì thêm. Thông thường bất kể sản phẩm nào bán "as is" đều có lỗi này hay lỗi khác, tuy nhiên người ta vẫn mua dù biết có thể bị lỗi, chẳng hạn mua về để sửa. Những chuyên gia hiểu được thực trạng của hàng hóa, họ mua về sửa với chi phí khá nhỏ, rồi bán lại với giá cao hơn. Hoặc họ có thể tháo linh kiện để bán lại.
Ví dụ người bán nói "Tôi bán cái máy tính Acer One cấu hình chip Atom 1,6GHz bộ nhớ trong 2MB RAM, bật máy vào được Windows, bán as is". Nếu mua máy về bị chết pin hay máy khi chạy Windows bị treo liên tục thì người bán không chịu trách nhiệm. Nhưng nếu máy chỉ có 1MB RAM hay bật máy không chạy thì người mua có thể yêu cầu trả lại máy cho người bán do người bán đã mô tả sai hàng hóa.
Tuy nhiên đôi khi hàng còn tốt nhưng người bán không có điều kiện kiểm tra tất cả các chức năng nên bán "as is". Ví dụ mua thanh lý đống hàng cũ được cái máy ảnh giá rẻ bật lên thấy chạy ngon nên bán ngay "as is", trong khi các chức năng khác không có thời gian kiểm tra.
Các công ty phần mềm mua về các "source code" có thể vẫn đầy lỗi, nhưng vì giá rẻ và họ hoàn toàn có thể customize để triển khai cho khách hàng với giá tốt hơn. Hoặc họ kiếm lợi nhuận thông qua tiền công nâng cấp phần mềm, rồi đào tạo cho khách hàng vận hành phần mềm được "hô biến" từ một source code nào đó, thí dụ CMS để phát triển các web tin tức báo chí.
Phân tích nguyên trạng (AS-IS) là gì?
Là một phần của phương pháp truyền thống SDLC (Software Development Lifecycle), sự hiểu biết về phân tích thông thường chỉ ra rằng khi thực hiện phân tích môi trường cho mục đích thay đổi nó, người ta luôn bắt đầu đánh giá trạng thái "As Is” (hiện tại). Sau đó người ta sẽ thực hiện phân tích "To Be" (tương lai) của môi trường (đây là giải pháp kì vọng mà bạn muốn có tại chỗ). Cuối cùng, một phân tích chênh lệch sẽ được thực hiện giữa kịch bản "As Is" và "To Be".
Nếu tài liệu bàn giao sản phẩm phần mềm có ghi "Software is provided 'AS IS' and...", bạn sẽ hiểu là "nguyên trạng". Phần mềm được cung cấp "có sao dùng vậy", không bao gồm các bản vá (patch) hay bản nâng cấp (nếu có).
1. As Is => To Be => GAP Analysis
Phân tích LỖ HỔNG (GAP Analysis) thường được thực hiện để đánh giá những gì có thể hoặc không thể được tái sử dụng từ môi trường hiện tại và do đó bạn biết những gì cần phải được tạo ra, phát triển hoặc thu được. Các lợi ích khác của việc hiểu được tình trạng hiện tại bao gồm xác định những điểm yếu và rủi ro hiện tại, thay đổi dự kiến và ngăn ngừa sự lặp lại của những sai lầm.
2. Một số phủ định với cách tiếp cận này
Thứ nhất, quy trình này mất khá nhiều thời gian. Thông thường, các tổ chức không có quy trình kinh doanh cụ thể sẽ phải ghi chép lại toàn bộ giải pháp, chỉ để hiểu được tình trạng hiện tại.
Thứ hai, bạn sẽ gặp một số sự phản đối từ các bên liên quan. Những người này có thể sợ rằng sự thay đổi sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến họ và công việc của họ. Do đó, họ không sẵn lòng chia sẻ thông tin về môi trường hiện tại. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự thật và tính chính xác của tình trạng hiện tại.
3. Khi nào bạn bỏ qua bước phân tích trạng thái “As Is”?
Nếu bạn khá chắc chắn rằng bạn sẽ tái sử dụng các quy trình hiện có của bạn. Nhưng nếu bạn biết rằng bạn cần phải bắt đầu suy nghĩ hoàn toàn mới, tại sao không nhảy thẳng vào “To-Be/Future State”?
Lợi ích của việc nhảy thẳng vào giải pháp “To Be” là:
- Bạn không bị hạn chế bởi quy trình hiện tại, công nghệ, các ràng buộc kế thừa. Các giải pháp trong tương lai không nên bị giới hạn bởi những hạn chế hiện tại.
- Tập trung vào tương lai chứ không phải hiện tại.
- Bạn đang ngưng kết nối giữa nơi bạn đến và nơi bạn đi. Điều này có lợi khi bạn có cơ hội nhìn vào một cái gì đó từ góc nhìn mới mẻ, giống như một doanh nhân.
- "To Be" chủ yếu là một quá trình sáng tạo, trọng tâm ban đầu không phải là tìm ra những vấn đề, mà là tìm ra các giải pháp sáng tạo.
Để giúp bạn trong việc tạo ra giải pháp To Be, có rất nhiều kỹ thuật có sẵn từ thế giới Phân tích nghiệp vụ như:
- Kỹ thuật động não (brainstorming) là một kỹ thuật nhằm tạo ra một sự lựa chọn rộng lớn hoặc đa dạng.
- Kịch bản phân cảnh (story boarding) thể hiện một cách trực quan chi tiết các chuỗi các hoạt động bằng cách tổng hợp các tương tác người dùng khác nhau với các giải pháp.
- Mô hình Canvas (Business Model Canvas) có thể được sử dụng như một công cụ chẩn đoán và lập kế hoạch liên quan đến chiến lược và sáng kiến. Nó bao gồm 9 nhóm nhân tố chính mô tả cách thức một tổ chức dự định đem lại giá trị.
- Lập bản đồ tư duy (mind map) là một hình thức ghi chép lại những suy nghĩ, ý tưởng và thông tin trong một sơ đồ không tuyến tính (non-linear diagram).
- Câu chuyện của người dùng (user story) dùng nắm bắt nhu cầu của một bên liên quan cụ thể và cho phép các nhóm xác định tính năng của giá trị cho một bên liên quan bằng cách sử dụng tài liệu ngắn, đơn giản.
Xem thêm: Sự khác nhau giữa As-Is và To-Be trong thuật ngữ quản lý dự án
