Fit-Gap Analysis là gì?
Các đơn vị triển khai ERP sẽ thực hiện một phân tích, được gọi là Fit-Gap, để xác định những tính năng phần mềm nào sẽ tồn tại và không còn tồn tại để đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Khi đó, bổ sung tính năng sẽ yêu cầu thêm chi phí cho cấu hình, quy trình nghiệp vụ, tùy chỉnh, tích hợp và có thể cân nhắc thêm giải pháp ISV (Independent Software Vendor) - các sản phẩm bổ sung của nhà cung cấp phần mềm độc lập).
Tìm hiểu thêm: Vì sao cần phân tích lỗ hổng (Gap Analysis) trước khi triển khai dự án phần mềm?
Nghiệp vụ phân tích Fit-Gap để xác định sự khác nhau giữa yêu cầu của khách hàng với một giải pháp sẵn có.
Fit-Gap là cách tiếp cận tập trung hẹp vào các tính năng của một phần mềm cụ thể. Đó là một phân tích cần thiết để cung cấp cho khách hàng tổng chi phí dự án của họ. Nhưng chỉ thực hiện phân tích này thôi là thiếu một góc nhìn quan trọng. Có những thông tin bổ sung có thể giúp giảm đáng kể chi phí mà không phải hy sinh những gì khách hàng cần để nhận được giá trị từ dự án của họ.
Chiều ngược lại là Gap-Fit, là phân tích dựa trên việc tái tập trung vào quy trình hiện hành của khách hàng để kiểm tra lại các phần chưa khớp giữa các mục tiêu và kỳ vọng ban đầu so với giá trị của hệ thống mới. Cách phân tích này có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể và giảm rủi ro khi xét trên tổng chi phí dự án. Khách hàng vẫn nhận được giá trị từ hệ thống mới với tỷ suất sinh lời (ROI) đáng để đầu tư.
Quy trình phân tích Fit-Gap
Phương pháp Fit-Gap được sử dụng để xác định các lĩnh vực mà hệ thống mới được lên kế hoạch hoặc quy trình kinh doanh cho tổ chức của bạn phù hợp hoặc không phù hợp theo nhu cầu. Về cơ bản, nó xác định các thành phần PHÙ HỢP (FIT) với mục tiêu kinh doanh và những KHÁC BIỆT (GAP) cần được khắc phục.
Sự khác biệt này chính là những tính năng, đặc điểm bị thiếu của giải pháp hiện tại cần được xây dựng để giải quyết bài toán của doanh nghiệp khách hàng.
Tại sao cần phải xác định được Gap? Vì một khi thay đổi giải pháp, điều đó có thể gây ảnh hưởng đến cả tổng thể hệ thống, nguồn lực hoặc thời gian triển khai giải pháp.
Dưới đây là quy trình các bước thực hiện phân tích đúng Gap:
1. Xác định tính khả thi của yêu cầu
- Cân nhắc xem yêu cầu này sẽ thực sự được dùng bởi người dùng thực tế không?
- Yêu cầu này có khả thi về mặt kỹ thuật không?
- Liên hệ với quy trình thực tế trong doanh nghiệp, để có cái nhìn tổng quan và thực tế: tức là yêu cầu này đáp ứng được nghiệp vụ gì trong thực tế, sau đó tìm hiểu và phân tích nghiệp vụ thực tế xem yêu cầu đủ chưa, hợp lý chưa, có cần điều chỉnh gì không?
- Kiểm tra tính đúng đắn của yêu cầu về mặt pháp lý trong một ngành/lĩnh vực hay khu vực địa lý ụ thể.
- Quyết định những hệ thống nào (SAP, Oracle, Odoo, ...) sẽ được cân nhắc làm tiêu chuẩn hoạt động trong tổ chức.
- Ghi lại thông tin về tất cả các thuộc tính "phù hợp".
2. Cải tiến yêu cầu thông qua PoC (proof of concept)
PoC là bằng chứng chứng minh về cơ chế hoạt động của tính năng. Từ đó, sẽ có cái nhìn sâu hơn về giải pháp của yêu cầu để đưa ra các cải tiến như cần cải tiến kiến trúc tổng thể hệ thống …
3. Xếp loại các yêu cầu nghiệp vụ đang trong diện phân tích Gap
- Các yêu cầu về tính năng hệ thống đều là để đáp ứng được nghiệp vụ sử dụng thực tế, do đó, từ các yêu cầu cụ thể, mình sẽ nhóm lại theo từng nghiệp vụ hoặc khối chức năng liên quan đến nhau.
- Xác định rõ Gap theo từng tính năng gồm 4 yếu tố sau:
- Nhóm nghiệp vụ (tính năng)
- Độ lớn của công việc
- Độ ưu tiên
- Lưu ý khi triển khai
4. Theo dõi các thay đổi
Sau khi bạn đã lấp các lỗ hổng khác biệt (bridge the gap), công việc của doanh nghiệp sẽ không kết thúc ở đó. Gi ống như bảo trì một hệ thống, doanh nghiệp sẽ cần phải theo dõi nguyên nhân cốt lõi của GAP và hướng tới việc cung cấp nhiều quy trình FIT hơn cho tổ chức của bạn.
Quản lý dự án PMO, TIGO Solutions
