Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế toán, sản xuất và phân phối. Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệ thống lõi. Ví dụ, một doanh nghiệp cần một phân hệ bán hàng mạnh để giúp họ duy trì cơ hội bán hàng, dữ liệu nhân viên bán hàng, dữ liệu thống kê bán hàng,… Đáp ứng yêu cầu này thường SFA (Sales Force Automation) – là một phân hệ mà tất cả thông tin bán hàng và tiếp thị được lưu giữ, cập nhật một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Hãy xem một vài chức năng kinh doanh chính trong bộ lõi của một giải pháp ERP. Theo đó, chức năng của Bộ Phân hệ kế toán gồm các danh mục, kế toán phải thu, kế toán phải trả, sổ cái, ngân sách, quản lý dòng tiền, báo cáo lãi lộ và EIS.
Bộ Phân hệ sản xuất thường có các chức năng như quản lý danh mục mặt hàng, định mức nguyên vật liệu (BOM), các quy trình, các xưởng, nhóm kỹ thuật và tài liệu như CAD. Phân hệ mua hàng, Kiểm soát hàng tồn kho, QA, Kế hoạch sản xuất và Điều độ sản xuất là những chức năng tìm thấy trong bộ phân hệ sản xuất của hầu hết các giải pháp ERP.
Bộ Phân hệ phân phối thường chứa Quy trình xử lý đơn hàng, Báo giá, danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa, tiếp thị va bán hàng, Quản lý giá, dữ liệu vận chuyển, Quản lý kho hàng, Giao nhận, EDI và các báo cáo phân tích nhiều chiều.
Đó là một ít chức năng của ERP. Những cái khác có thể được thêm vào như CRM có thể giúp công ty quản lý các hoạt động kinh doanh của họ có hiệu quả hơn.
Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh doanh thông thường. Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương, mua sắm, phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng.
Chức năng của hệ thống ERP nên tương ứng với các chức năng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Không phải tất cả các hoạt động kinh doanh đều tương ứng với các chức năng. Chẳng hạn, một doanh nghiệp bán lẻ sẽ không sử dụng chức năng kế hoạch sản xuất trong khi chức năng này là chức năng chính yếu của một công ty sản xuất.
Các phân hệ lõi trong một hệ thống ERP thường được chia thành các bộ (suite) theo các hoạt động kinh doanh khác nhau như sản xuất, kho hàng / phân phối, bán hàng / dịch vụ khách hàng và các chức năng tài chính. Bộ sản xuất thường gồm những chức năng như mua hàng, điều độ sản xuất, kiểm soát kho và quản lý chất lượng. Các phân hệ chức năng này cung cấp cho kế hoạch sản xuất, hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu, định mức sản phẩm, quy trình sản xuất và các xưởng sản xuất.
Kho hàng và Phân phối chứa các phân hệ cho quản trị kho hàng, giao hàng, nhận hàng, phí vận chuyển, carrier information, EDI và quy trình xử lý đơn hàng.
Bán hàng, dịch vụ khách hàng và tiếp thị có thể được chứa tất cả trong một bộ hoặc có thể chia ra nhiều bộ riêng biệt. Những bộ đó gồm các phân hệ cho tiếp thị, bán hàng, báo giá, giá bán và dữ liệu khách hàng.
Các chức năng kế toán trong bộ kế toán gồm sổ cái, phải thu, phải trả, EIS, danh mục và ngân sách.
